10 tipů, které vám pomohou efektivněji posílat e-maily

Nejlepší rada, kterou jsem slyšel o produktivitě e-mailů a e-mailů, je - neodpovídejte na e-maily první věc ráno. Je trochu paradoxní, ale je pravda, že e-mail a produktivita jsou mezi sebou loggerheads. Pokud jsme s tím příliš posedlí, stává se naše doručená pošta rychlostí na efektivní dálnici. Ale nemusí to být. Se správnými návyky a metodami můžeme zkrotit zvíře, které leží nevinně a čeká na nás od okamžiku, kdy se probudíme. Dokonce i v dobách seznamů sociálních přátel a 140 znaků aktualizace, “starší” e-mail zůstává upřednostňovaným komunikačním prostředkem, snad jen krkem a krkem pomocí SMS.

Tyto tipy nejsou určeny k tomu, aby vás zavedly do sv. Otevřít doručenou poštu.

teď konej!

Vaše doručená pošta je montážní linka. Zpracujte, co je před vámi, a odešlete je. To znamená, že vaše heslo od chvíle, kdy se přihlásíte, by mělo být přečteno - odpovědět - odstranit (nebo archivovat). Mnoho z nás se přihlásilo do našich e-mailových účtů a jen si e-maily přečetlo, aniž by podniklo jakékoli kroky. Dříve nebo později se k tomu musíme vrátit a to znamená jen zdvojnásobení práce a zdvojnásobení zbytečného času. Poté vždy existuje riziko, že při druhém spuštění chybí důležitý e-mail. Je tedy efektivnější číst a reagovat okamžitě. Archivujte čtení e-mailů, aby doručená pošta obsahovala ty nejdůležitější a proveditelné.

E-maily se nedávají

E-maily lze převádět na položky, které lze použít, se štítky jako v Gmailu nebo příznaky jako v aplikaci Microsoft Outlook. Je však snadné je ztratit v nepořádku doručené pošty. Je efektivnější ukládat důležité akční body na samostatné místo a archivovat e-mail pro případné budoucí použití. E-maily můžete přeměnit na položky, na které lze reagovat, dvěma způsoby:

Použití úkolů v Gmailu: Vyvolejte podokno úloh kliknutím na rozbalovací nabídku vedle položky Pošta. Úkoly jsou jednoduchý seznam úkolů, ale velmi účinný nástroj pro řízení projektů. Stačí kliknout a psát, chcete-li přidat nové úkoly, nastavit termíny nebo přidat poznámky a zkontrolovat je, jak jste hotovi. Pomocí klávesových zkratek můžete zvýšit produktivitu. Například s Shift + T, můžete vytvořit úlohu na základě otevřené zprávy.

Použijte dokument Google: V laboratořích Gmailu můžete povolit funkci Vytvořit dokument. Otevřete e-mail. Klikněte na Více - Vytvořte dokument. Tělo e-mailu je automaticky zkopírováno do Dokumentu Google. Pokud máte v Gmailu klávesové zkratky, můžete zasáhnout G a W otevřete prázdný e-mail Google, když jste v e-mailu.

Vytvořte svou osobnost v podpisu

Jak vypadá můj oficiální podpis v Gmailu. To bylo vytvořeno pomocí WiseStamp Jak okořenit vaše e-mailové podpisy S WiseStamp Jak okořenit vaše e-mailové podpisy pomocí WiseStamp WiseStamp vám umožňuje vytvářet více personalizovaných e-mailových podpisů pro všechny standardní webové poštovní účty, včetně Gmail, Windows Live / Hotmail, Yahoo! Mail a AOL Mail. Kromě standardních osobních údajů a profilu sociálních sítí…; účet zdarma vám umožní vytvořit dva podpisy, takže mám jeden pro osobní e-maily a jeden pro práci. Můj podpis obsahuje odkazy na mé profily Twitter, LinkedIn, Facebook a Google+. Jednoduchým podpisem nabízím nejen e-mailovou identifikaci jako kontaktní odkaz, ale i další, kde mě lze kontaktovat. Podpis založený na profilu pomáhá vytvořit profesionálnější e-mail a funguje jako most pro sociální sítě. Můžete dokonce propagovat svou práci. 2 snadné způsoby, jak propagovat svůj nejnovější blogový příspěvek, s e-mailovým podpisem.

Slyšeli jste o šablonách?

Poměrně málo e-mailů, které se dostanou, může být zpracováno s odpověďmi z bojleru. Gmail Labs má funkci nazvanou Konzervované odpovědi, kterou lze podle názvu napovídat o okamžitých a standardních odpovědích na běžné e-maily..

Aktivujte předpřipravené odpovědi z Nastavení - Labs - Konzervované odpovědi. Klikněte na Uložit změny. Napište nový e-mail nebo odpověď, klikněte na tlačítko Konzervované odpovědi, které se nachází těsně pod řádkem předmětu. Vaše první předem připravená odpověď je nastavena. Můžete nastavit více předpřipravených odpovědí, které lze použít jako šablony pro běžné e-maily. Mark šel do používání konzervovaných odpovědí ve dvou článcích před několika lety, které platí dodnes:

• Ušetřete čas pomocí e-mailových šablon Gmailu “Konzervované odpovědi” Ušetřete čas pomocí e-mailových šablon Gmailu pomocí „Konzervovaných odpovědí“ Ušetřete čas pomocí e-mailových šablon Gmailu pomocí „Konzervovaných odpovědí“
• Vytvořit automatickou e-mailovou odpověď s novým filtrem Gmail Vytvořit automatickou e-mailovou odpověď s novým filtrem Gmail Vytvořit automatickou e-mailovou odpověď s novým filtrem Gmail

Nerušit - vypněte oznámení

Účinnost e-mailu je o tom, co odesíláte, a také o tom, co pozvete. Každý web, do kterého se přihlašujete pomocí e-mailu, má ve výchozím nastavení povolená oznámení. Neexistuje nic, co by zabilo produktivitu jako neustálý tok oznámení z Facebooku, Twitteru, Google+, Pinterestu a podobně. Vypněte je. Potřebujete oznámení, když navštívíte samotné stránky? Uvědomte si, že je snadné ztratit pozornost a je velmi obtížné získat ji zpět.

Posaďte se jeden den ... a odhlásit se pryč

Jedním z největších vinníků nepořádku v e-mailu jsou informační bulletiny, profesionální předplatné a zpravodajské zdroje. Pokud provádíte audit všeho, co jste si předplatili, možná zjistíte, že většina z nich je zbytečná. Staly se však lesem, pro který vám chybí stromy. Prioritní pošta Gmailu Prioritní pošta Gmailu řeší problém Bacn Prioritní pošta Gmailu řeší problém Bacn. Lepším způsobem je však jejich ruční odhlášení. Je to časově náročné, ale dostanete čistší doručenou poštu. Předplatné můžete také spravovat pomocí služeb jako - Unroll.me a Swizzle

Vykopejte vlákna

Vláknové konverzace jsou skvělé. Usnadňují čtení e-mailů, ale mají také zvyk proměnit se v dlouhý, někdy těžkopádný řetězec. Možná jste si všimli, že většina e-mailů má obvykle celý běh konverzace v posledním odeslaném / přijatém e-mailu. Můžete si tedy ponechat pouze ten poslední e-mail a smazat zbytek, který mu přišel.

Keep It Brief

Jednou z mých mazlíčků je jednoduchá odpověď, která neříká nic víc než “OK”, nebo a “Děkuji”. Otevření a přečtení jim zabere zlomek minuty a během náročného dne se může sčítat. Ano, ale nechte si své e-maily stručné. Pomáhá odesílateli i příjemci. Ořízněte svůj e-mail tak, aby odpovídal základům. Struktura pošty také umožňuje lepší čitelnost. Použití odrážek nebo přesně definovaných odstavců pomáhá skenovat e-maily rychleji. Je dobré si pamatovat pravidlo pěti vět Guy Kawasakiho -

“Jediné, co byste měli udělat, je vysvětlit, kdo jste, co chcete, proč byste to měli dostat a kdy to potřebujete.”

A další tip je vždy posvátný.

Předmět… předmět… předmět

Podle mé zkušenosti mi chyběly důležité e-maily. Otevřel jsem také e-maily, které zdálo se Důležité. Oba měli jednu společnou věc - špatně postavený předmět. Trvá několik sekund, než vymyslíme inteligentní předmět, který odráží zprávu. Opět pomáhá odesílateli i příjemci, protože je snazší získat e-mail později pomocí vyhledávání nebo dokonce ručně. Nezapomeňte - “LOL” není předmětem!

Podívej, žádné ruce!

Efektivnost e-mailu bohužel vyžaduje opak. Vaše efektivita se drasticky zlepší, pokud se naučíte klávesové zkratky namísto spoléhání se na kliknutí myší. Klienti stolních počítačů, jako jsou Outlook a Thunderbird, podporují klávesové zkratky as nimi je snadné procházet vlákny konverzace. A co Gmail? Tyto tipy by se měly týkat všeho a dalších:

• KE STAŽENÍ Užitečné zkratky pro Gmail
• Klávesové zkratky pro Gmail: užitečné rozšíření, které vás provede klávesovými zkratkami pro váš účet Gmail [Chrome]
• Rychle se naučte klávesové zkratky Gmailu s KeyRocket pro Gmail Rychle se učte klávesové zkratky Gmailu s KeyRocket pro Gmail Rychle se učte klávesové zkratky Gmailu s KeyRocket pro Gmail Získejte maximum z Gmailu naučením všech jeho klávesových zkratek. S Keyrocket pro Gmail se vám zobrazí upozornění pokaždé, když použijete myš místo klávesové zkratky, což vám pomůže ...

E-maily jsou možná jako druh partnerů, se kterými nechcete žít, ale také bez nich nemohou žít. Ale stejně jako každý partner, může to být také pro vaši produktivitu. Musíme to hrát správně. Správa e-mailu 6 jednoduchých triků ke snížení e-mailového stresu 6 jednoduchých triků ke snížení e-mailového stresu Řešení e-mailů je nejlepší součástí mého dne. Nikdo nikdy neřekl. Potřebujete všechny tipy, které můžete získat pro správu své e-mailové schránky? Můžeme vám pomoci! bylo naše oblíbené téma zde na MakeUseOf.com. Nebudete mít dost rady, ale víc než to, na co se těšíme. Zde jsou dvě upozornění - většinu tohoto příspěvku jsem založil na Gmailu, protože je to oblíbená volba, a také jsem se vyhnul zmínce o použití složek, štítků a filtrů a dalších zjevnějších tipů pro pracovní postupy..

Takže, jaký je nejlepší tip, který máte, může pomoci nám všem e-mailem efektivněji?

Obrázek Kredit: karikatury přes Shutterstock | kdybyste mi jen mohli poslat e-mail přes Shutterstock