6 způsobů, jak zaručit urážku, hněv a obtěžování každým e-mailem, který odešlete

E-maily jsou těžké. V e-mailu je opravdu těžké překonat to, co opravdu chcete říct, a polovinu času, kdy vás lidé téměř vždy nepochopí. Mnoho problémů se týká skutečnosti, že lidé, které píšete, aby neviděli vaši tvář. Na tváři nevidí úsměv a na tváři nevidíte výraz - přirozená lidská schopnost porozumět emocím ve slovech prostřednictvím výrazu obličeje je v e-mailu zcela neplatná..

Co tedy může nahradit výraz obličeje a tón hlasu? Jak efektivně dokážete poslat svou zprávu, aniž by vás všechny své přátele nebo všechny v kanceláři royally tikaly??

Spisovatel Peter Drucker jednou napsal, “Nejdůležitější věcí v komunikaci je slyšení toho, co není řečeno.” Chtěl bych jít ještě o krok dále a říci, že nejdůležitější věcí při odesílání e-mailu je vyjasnění právě tak, aby příjemce ne slyšet, co není řečeno. Ve skutečnosti to, co způsobuje většinu problémů s e-mailovou komunikací, je, když osoba přijímající e-mail interpretuje nejrůznější strašlivé věci, které jste naznačili, i když jste napsali pouze jeden řádek.

To vede k nenávisti a nespokojenosti. To staví zášť. To je důvod, proč se na vás ten chlap přes stůl na ranní schůzce do očí bije, protože jste ho dostali na e-mail, který jste poslali včera odpoledne, a on to vzal jako osobní útok.

Vytvoření perfektního e-mailu

Zde na MUO jsme se hodně zabývali technickým aspektem odesílání e-mailů, jako je anonymní odesílání e-mailů Jak posílat anonymní e-maily: 5 tajných metod Jak posílat anonymní e-maily: 5 tajných metod Odeslání anonymního e-mailu není těžké. Existují legitimní důvody pro použití anonymního e-mailového účtu. Ukážeme vám jak. nebo můj e-mail o odesílání e-mailů z Excelu Jak posílat e-maily z tabulky Excelu pomocí skriptů VBA Jak posílat e-maily z tabulky Excelu pomocí skriptů VBA Naše kódová šablona vám pomůže nastavit automatické e-maily z aplikace Excel pomocí objektů Collaboration Data Objects (CDO) a VBA skripty. . Ale co emoční stránka e-mailu? A co tak, jak se setkáváte ve svých e-mailech, a lepší způsoby, jak se prezentovat v psaném slově, které nezbaví každého tak zatajeného po celou dobu?

No, není to bez velkého množství bolesti a utrpení, že tu dnes mohu stát a říci vám, že jsem nyní schopen pomáhat. Udělal jsem téměř každou chybu, kterou lze udělat pomocí e-mailu, počínaje nejranějšími dny na vysoké škole, když jsem se pokusil zahájit marketing na více úrovních prostřednictvím hromadného zasílání e-mailů všem na akademické půdě. Během jednoho dne jsem měl svůj účet na 24 hodin zavřený a od administrátora mainframe IBM jsem upozornil na to, co definuje “spamování”.

Nebylo to tolik lekce v e-mailové etiketě, protože to byl budíček, že e-mail vás může opravdu dostat do potíží, pokud s tím špatně zacházíte. V průběhu let jsem urazil lidi, urazil jsem se a dostal jsem se do epických bitevních slovních bitev s lidmi. Chtěl bych říct, že někdo vyhrál - ale nikdo nikdy nevyhraje. Proto zde dnes stojím a doufám, že budu moci pomoci budoucím legiím e-mailové veřejnosti lépe připravit tyto e-maily před kliknutím na tlačítko Odeslat.

1. Odeslání románu

Jednou z mých prvních vinných hříchů, když jsem poprvé začal pracovat jako inženýr, bylo to, že bych téměř vždy psal e-maily, které se táhly přes tři nebo čtyři odstavce. Důvodem nebylo jen to, že umím psát docela rychle, ale protože jsem vždycky měl pocit, že bych nechal nějaké detaily, lidé by opravdu nechápali, o čem jsem mluvil. To může být do jisté míry pravdivé - a dostaneme se k e-mailům, které jsou příliš krátké za minutu - ale je tu něco, co lze říci pro jednoduchost.

Při psaní tak složitých e-mailů se vám nepodařilo vaši zprávu šířit různými způsoby. Zaprvé, skutečnost, že jste toho tolik napsal, znamená, že člověk má jen malou úctu ke svému času, a pokud to uděláte příliš často, musíte je obtěžovat. Za druhé, zatímco 500-slovní e-mail organizovaný do několika odstavců dává dostatek smyslu vy, nejspíš matete všechny - a dáváte jim migrénu.

Pokud jste textář a máte sklon přepisovat, vždy se vraťte a začněte pracovat “sekání” ty věty. Přijďte s novými a kreativními způsoby, jak je zkrátit, nebo je můžete úplně odstranit. Možná nabízíš příliš mnoho informací. Řekněte lidem, co oni potřeba vědět, ne to, co chcete, aby věděli vy znát. Víš?

2. Odeslání e-mailu se dvěma slovy

Opačným trestným činem oproti novému e-mailu jsou e-maily s jedním nebo dvěma slovy, které vůbec nic nevysvětlují. Je to podobné, když se ptám svých dětí u jídelního stolu, “Jaký byl tvůj den?” Po chvilce neochotná odpověď, “Dobře.” Nejsem si jistý, proč se vůbec obtěžuji, tlačím dál. “Co jsi udělal, cokoli zábavného?” Nevyhnutelná odpověď, “Ne, fakt ne.”

Upřímně nechápu, proč se někteří lidé obávají používání e-mailu. Pokud budete mít štěstí, e-mail od této osoby bude obsahovat jednu celou větu. Pokud máte smůlu, osoba vás požádá, abyste pro ně něco udělali, ale neobtěžujte se přesně vysvětlit, co od vás chtějí. Je to něco jako rozesílání tísňové zprávy přes rádio, když jste ztraceni uprostřed divočiny, a pokud neinformujete záchrannou posádku o tom, jaké jsou vaše souřadnice..

Je to nesmírně frustrující, protože lidé musí bojovat, aby pochopili, o čem na Zemi mluvíte. A co je ještě horší, můžete je ve skutečnosti donutit ztrácet čas reakcí na svůj e-mail, pouze vás požádat, abyste vypracovali trochu více.

Mám podezření, že většina lidí s tímto problémem píše tak krátké e-maily, protože psaní je takové pečlivé cvičení. Ne každý může psát přes 60 až 70 slov za minutu, takže pro tuto skupinu musíte mít trochu soucitu.

3. Odesílání hromadného e-mailu pro jednu osobu

Opravdu chcete lidi odškrtnout? Pošlete hromadný e-mail všem ve vaší kanceláři, abyste jednoduše pokárali jedinou osobu za něco, co udělali špatně. Říkám tomu “veřejné ponížení” e-mailem. Obvykle již každý v kanceláři může vědět, že určitá osoba udělala chybu, ale manažer ji nemůže nechat na pokoji. Takže všem rozesílají hromadný e-mail a vysvětlují ve velkém a nesnesitelném detailu, proč je konkrétní akce tak špatná, nebo proč je tato chyba tak špatná.

Musím přiznat, že v některých svých manažerských rolích v minulosti jsem se k tomuto chování vklouzl. Viděl jsem, jak to také dělají moji kolegové. Je to snadná chyba, protože se možná budete chtít ujistit, že všichni ostatní, kteří spravujete, nedělají stejnou chybu. Realita je taková, že pokud o ní již každý ví, je osoba, která udělala chybu, ponížena. Pokud o tom nevědí, všichni jsou zmatení a nejsou si jisti, zda o nich mluvíte či ne.

Usnadněte si to - mluvte o konkrétním problému s osobou, která udělala chybu. Pak, pokud máte pocit, že je to pro každého dost důležité, pošlete oznámení, ale nechte to znít, jako by to bylo jen obecné “FYI” poslal dolů z vyššího managementu - odstraní to obvinění a učiní ho méně osobním.

4. Použití dramatických příslovek

Další velmi běžné chování v e-mailech - obvykle od lidí, kteří jsou velmi nadšení svou prací obecně, nebo konkrétním projektem, o kterém se diskutuje. Toto chování je nadužíváním velmi dramatických příslovců. Věty jako, “Tento design je prostě strašně špatný” nebo “Tento přístup je bolestně neurčitý” slouží pouze k zavedení emocí do diskuse.

Když se podíváte na tyto věty bez příslovců, můžete vidět, jak daleko obchodnější - a mnohem méně protichůdní - jsou. Jinak se prostě setkáte jako příliš dramatický rozmazlený spratek.

Vyzkoušejte to bez příslovek. Tento design je špatný. Tento přístup je vágní.

Příjemce to nemusí potěšit - ale také na ně neútočí a postaví je na obranu. Je to profesionálnější a vy byste se ve skutečnosti mohli vydat jako dospělý dospělý, i když s někým nesouhlasíte.

5. Nadužívání pasivního hlasu

Ve skutečnosti jsem se až do konce své kariéry v psaní psal o tom, že jsem se opravdu naučil pasivnímu hlasu a rozuměl mu. Problém s tím, že se o tom dozvíte, je to, že ho začnete vidět všude. Jedním z nejčastějších způsobů použití pasivního hlasu je e-mail, protože pasivní hlas umožňuje člověku oddělit se od akce.

Místo abych řekl, “Odvezl jsem klienta na letiště”, který klade odpovědnost přímo na vaše ramena, můžete místo toho napsat, “Klient byl převezen na letiště.”

Jedná se o běžné chování u lidí, kteří jsou nervózní z převzetí odpovědnosti za cokoli, protože pokud se něco pokazí, nechtějí být obviňováni. Jsou to ti samí lidé, kteří si stěžují, když ti, kdo podstupují rizika - ti, kteří přebírají odpovědnost za splnění úkolů - získají uznání nebo propagaci. Pravda je, že lidé vidí prostřednictvím pasivního hlasu v e-mailech. Pokud jste dokončili úkol nebo dosáhli cíle, nebojte se vzít kredit!

6. Poplácal se po zádech

Kupodivu, opačným extrémem lidí, kteří neustále používají pasivní hlas v e-mailu, jsou lidé, kteří téměř vždy píšou o všem v první osobě. Čtením jejich e-mailů byste si mysleli, že projekt nebyl skupinovým úsilím, byl to osobní úspěch. Měli byste si myslet, že osoba, která odeslala e-mail, udělala naprostou práci!

Jak tyto e-maily poznáte? Spočítejte výskyt slova “Já”.

Při čtení e-mailu od tohoto typu osoby je zřejmé, že cítí, že se kolem nich točí celý svět a že by jim každý měl dávat neustálá kudos za veškerou práci, kterou vykonal samostatně. Tyto e-maily vždy nechávají spoluhráče pociťováni sklesle a zcela neviňaví. Tento přístup je rychlá cesta k hněvu a izolaci od vašich vrstevníků.

Jsem si jist, že existuje spousta dalších typů e-mailů, které lidi opravdu obtěžují a uráží. Vsadím se, že máte také svůj vlastní seznam! Jaké druhy e-mailů vás opravdu odradily? Jaké typy jsou vaše mazlíčky? Sdílejte své myšlenky v sekci komentářů níže.

Obrázek Kredit: Koncentrovaný podnikatel prostřednictvím Shutterstocku, Maths Formula přes Shutterstock, Mladá podnikatelka prostřednictvím Shutterstocku, Expresivní senior prostřednictvím Shutterstocku, Vojenské dítě prostřednictvím Shutterstocku, Hanba přes Shutterstock