8 Chyby v seznamu úkolů, kterým musíte zabránit

Možná jste četli bezpočet blogových příspěvků, článků z časopisů a knih o seznamech úkolů. Určitě existují, ale mnoho článků, které čtete, je často představuje jako magické nástroje nezbytné pro dosažení stálé produktivity. Mohli by to být magické nástroje, ale věc je taková, že nestačí pouze vypracování seznamu úkolů.

Mnoho lidí nevědomky dělá chyby, které omezují celkovou účinnost jejich seznamů úkolů. Vadci mohou dokonce brzdit jejich potenciál.

Níže se podíváme na některé z nejčastějších chyb spojených s seznamy úkolů. Získáte také řešení těchto chyb, takže můžete napravit své způsoby, pokud některé z těchto chyb zní povědomě.

1. Výpis úkolů bez odhadovaných časů

Mnoho seznamů úkolů, které jste pravděpodobně vytvořili, obsahovalo pouze věci, které můžete dělat bez časových rámců. Samotné psaní úkolů se může zdát jako nejrychlejší přístup. Musíte však také odhadnout pravděpodobný čas na dokončení. Tato aplikace kombinuje seznam úkolů, kalendář a časovač Pomodoro v jednom Tato aplikace kombinuje seznam úkolů, kalendář a časovač Pomodoro v jednom Můžete si představit tuto krásnou aplikaci produktivity jako Todoist, Kalendář Google a Toggl. . Pokud tak neučiníte, seznam úkolů se může zdát ohromující. Může to skutečně zahrnovat více, než kolik dokážete řešit.

Odhady času vás také vedou k odpovědnosti a pomáhají vám určit odpovědnosti, které trvají mnohem déle, než by měly.

Zkuste použít měřič času Nejlepší aplikace pro sledování času pro Android, iOS a Desktop Nejlepší aplikace pro sledování času pro Android, iOS a Desktop Ukážeme vám, jak může sledování času prospět vám nebo vašemu týmu, co je třeba hledat v softwaru pro sledování času a nejlepší multiplatformní aplikaci, kterou jsme pro tuto práci mohli najít. na typický týden a podívejte se, jak dlouho budou všechny vaše úkoly trvat. Poté vytvořte seznam úkolů, který tyto informace odráží. Strávili jste v pondělí ráno hodinu organizováním doručené pošty? Pokud ano, zvažte použití vyhrazeného nástroje, který sníží požadovaný čas.

2. Přepínání mezi metodami vytváření seznamů

Při přemýšlení o tom, jak psát seznamy úkolů, si můžete vybrat mezi použitím pera a papíru nebo přechodem na digitální nástroje. 8 Super Simple To-Do List Tools, které vás zaměřují seznam úkolů je nejjednodušší systém produktivity. Těchto osm minimalistických nástrojů seznamu úkolů slouží ke sledování každodenních úkolů bez problémů. .

Image Credit: Estée Janssens prostřednictvím Unsplash

Někteří lidé si však nemohou vymyslet názor. Několik dní používají tradiční prostředky a poté si do svých chytrých telefonů stáhnou další aplikaci pro vytváření seznamů. Přestože se jedná o běžnou praxi, která často trvá donekonečna, narušuje to také produktivitu. Pokud se nebudete držet jedné možnosti, nemůžete se dostat do účinné rutiny.

Rozhodněte se použít jeden způsob sestavování seznamu úkolů po dobu nejméně jednoho měsíce. Během této doby si zapište všechny výhody a nevýhody, které si všimnete. Na konci období zkontrolujte pozitivní a negativní charakteristiky. Poté, pokud je to nutné, opakujte měsíční proces s druhou možností vytváření seznamů.

Ideální je, když se poprvé probudíte a zjistíte, že nemusíte přepínat. I když však každý měsíc trávíte digitálními a staromódními metodami, alespoň to je dost dlouhé na to, aby se nakonec vzdělaná volba.

3. Organizace úkolů od nejrychlejšího

Stejně jako mnoho lidí, můžete být individuálně zaměřený na úspěch. Čím více splníte úkoly, tím více budete cítit motivaci pokračovat v tvrdé práci. Možná proto jste začali používat seznamy úkolů. V takovém případě se zdá být chytré uspořádat položky do seznamu úkolů podle nejkratší až nejdelší odhadované doby.

Jak vypadá otálení ... ???

Zveřejnil uživatel Využijte v úterý 19. prosince 2017

Použitím této techniky můžete získat svou sebevědomí nejprve prací na méně časově náročných věcech a poté postupně přecházet na věci, které zabírají více vašeho času. Tomuto postupu se však musíme vyhnout. Mohlo by to způsobit, že byste si stanovili priority 5 kritických chyb, kterým je třeba se vyhnout při stanovování cílů 5 kritických chyb, kterým je třeba se vyhnout při stanovování cílů Nastavení cílů je skvělý způsob, jak omezit otálení a zvýšit produktivitu. Pokud nemáte cíle, nemáte směr. Bez směru je pro vás snadné cítit se ztraceni a zmateni. Naštěstí… to nemá významný dopad na to, čeho chcete dosáhnout.

Místo toho zjistěte, které úkoly jsou pro vás, vaši společnost, vaši práci atd. Nejvýhodnější. Pak seskupte tyto věci do svého seznamu úkolů. Tím, že tento přístup, budete pravděpodobně používat svůj čas moudře. Na konci dne se můžete ohlédnout na úspěchy a cítit, že jste strávili hodiny dobře.

4. Vytvořte svůj seznam den, který potřebujete

Možná jste zvyklí psát svůj seznam úkolů na začátku dne. Tím však ztrácíte čas, který byste mohli věnovat jiným úkolům.

Obrázek Kredit: rawpixel

Hromadné důkazy vyzdvihují přednosti noci, kdy se má psát seznam úkolů.

Někteří odborníci doporučují přemýšlet o třech nejdůležitějších položkách seznamu úkolů. Pomůže vám to stanovit očekávání pro následující den a vy se můžete hned probudit místo toho, abyste si po probuzení vytvořili seznam úkolů..

5. Vyhněte se provádění změn

Život zahrnuje mnoho neočekávaných prvků a některé z nich mohou dočasně ovlivnit vaši produktivitu. Probudil ses dnes ráno s migrénou? Trápí vaše dítě při práci z domova, protože její obvyklá pečovatelka je mimo město? Možná jste nedávno začali pracovat pro novou společnost nebo jste přijali novou roli. Všechny tyto věci by mohly narušit váš krok, takže vyžadují flexibilní myšlení.

Pokud jste do svého seznamu úkolů nezahrnuli flexibilitu, je to problém, který vede k frustrace. Namísto vytváření přísné sady povinností sestavte seznam úkolů Jak převést Gmail do seznamu úkolů a kalendáře pomocí rozšíření pro Chrome Jak změnit Gmail na seznam úkolů a kalendáře pomocí rozšíření pro Chrome Hledáte jednodušší způsob, jak propojit své e-maily nebo úkoly s kalendářem? Nehledejte nic jiného než Handle for Gmail. Toto rozšíření Google Chrome zapadne do vaší rutiny a zvýší vaši produktivitu. .

Umožňuje to změnit prioritu věcí v průběhu dne. Navíc, jak název napovídá, neúplné položky se převlékají do následujícího dne.

6. Zacházení s úkoly a projekty stejným způsobem

Při vytváření seznamů úkolů lidé často zapomínají, že úkoly a projekty jsou velmi odlišné. Můžete zahrnout oba, ale musíte si uvědomit, že projekty zabírají více času než úkoly. Úlohu můžete dokončit v jedné relaci. Projekty na druhou stranu zahrnují více úkolů. 5 Unikátní tipy Trello pro řízení projektů 5 Unikátní tipy Trello pro řízení projektů Trello je nástroj inspirovaný Kanbanem pro správu úkolů a projektů. Ukážeme vám pět méně známých funkcí, které vám ušetří čas při správě projektů s Trello. . Potřebují zvláštní ohled, protože plánujete čas a úsilí, které je pro ně nezbytné.

Pokud si úkoly a projekty prohlížíte identicky, bude to vypadat, jako kdybyste vám značku neustále chyběli. Zvažte použití barev nebo textových identifikátorů, aby byly úkoly a projekty ještě výraznější. A nepředpokládejte, že za celý den dokončíte celý projekt. Je lepší rozpoznat progresivní povahu projektů. Místo toho přiřaďte úkoly, které je každý den přibližují k dokončení.

7. Chybějící specifičnost v úkolech

Špatně napsaný seznam úkolů může více poškodit vaši produktivitu, než kdybyste ho vůbec neměli. Pokud jsou položky seznamu příliš vágní, nebudete co nejlépe využívat dostupný čas.

Možná jste profesionální nebo amatérský blogger připravený rozšířit svůj dosah. Zpočátku můžete chtít napsat zápis, který říká, “Publikovat nové příspěvky.” Ale to není dost konkrétní. Čtení úkolu “Publikovat alespoň pět příspěvků” udržuje zaměření.

8. Balení seznamu s nedostupnými cíli

Pokud najdete motivaci prostřednictvím výzev, může se zdát rozumné vyplnit váš seznam úkolů vznešenými cíli. Možná jste důvodem, že jste vysoce výkonný jednotlivec a nechcete své povinnosti příliš usnadňovat. Můžete však také rychle střílet na druhý konec spektra: extrémní obtíž.

Abyste tomu zabránili, stanovte si SMART cíle, abyste maximalizovali produktivitu SmartGoals pro Android vám pomůže nastavit realistické cíle, měřit a dosahovat jejich SmartGoals pro Android vám pomáhá nastavovat realistické cíle, měřit a dosahovat jejich cílů Zatímco váš smartphone nemůže splnit vaše sny, může být schopen pomoci. . Zajímá vás, jak to funguje?

• Specific: Napište svůj cíl pomocí jednoduchého jazyka, který jasně definuje vaše akce.
• Mvěcné: Musíte mít hmatatelné důkazy, které ukazují, zda jste zasáhli svůj cíl.
• Achievable: Udělej svůj cíl dosažitelný. Je v pořádku, pokud vás to vyveze z vaší zóny pohodlí. Potřebujete však dovednosti a zdroje potřebné pro úspěch.
• RDůsledky: To znamená, že byste měli psát cíle s ohledem na celkové výsledky. Lepší než inteligentní cíle: Zastavte otálení pomocí mikrosílů Lepší než inteligentní cíle: Zastavte otálení pomocí mikrosílů Vaše otálení může být způsobeno špatnou správou cílů. Ukážeme vám, jak mikro cíle mohou přimět vaši mysl, aby byla skutečně produktivnější. , ne jednotlivé činnosti.
• Timeframe: Nastavte časový rámec, který způsobuje pocit naléhavosti a omezuje rozptýlení. Při zvažování aktuálnosti však odkazujte na význam ostatních písmen. V opačném případě můžete nastavit plán, který byste si nikdy nemohli realisticky zachovat.

Bez použití přístupu SMART k stanovování cílů byste mohli být zklamáni vnímanými selháními. Možná je problém v tom, že vaše plány jsou prostě nedosažitelné. Výše uvedený postup vás udržuje na uzdě a na správné cestě.

Jak zlepšíte tento seznam úkolů tento týden?

Nyní může být jasné, proč vaše seznamy úkolů nefungují tak, jak se očekávalo.

Naštěstí, protože máte tyto tipy k provedení pozitivních změn, je snadné tyto problémy rychle vyřešit. Očekávejte vyšší produktivitu spolu s odměňujícím smyslem pro smysl.