Vytváření objednávek z Chaos 9 Skvělé nápady pro správu počítačových souborů

Je frustrující, když tento soubor nemůžete najít, že? Když jste prohledávali všechny složky, které si lze v počítači představit, a nějak se ztratily ... nebo horší, smazány. Nyní existují vynikající vyhledávací nástroje pro Windows 6 Úžasné alternativy k Windows Search 6 Úžasné alternativy k Windows Search Trvá vyhledávání v systému Windows trvat déle, než budete hledat věci manuálně? Nejsi sám. Ukažme vám efektivnější vyhledávací nástroje Windows. které vám umožní najít soubory, ale fungují, pouze pokud znáte název souboru. A vy nechcete otevřít program pro nalezení všech souborů a složek, které potřebujete. Je prostě příjemné mít věci čisté a snadno dostupné, kdykoli je potřebujete.

Sestavil jsem seznam 9 věcí, které můžete udělat pro správu počítačových souborů a co nejlepší využití vašeho počítače. Protože to je jeho účel - být více užitečné, neméně užitečné. Počítače jsou však často komplikovanější, pokud nejsou správně nastaveny a používány, což je v zásadě kontraproduktivní.

Začněte hned - neodkládejte to

“To zní komplikovaně. Udělám to později”. Nenechte tuto myšlenku vplížit se, nebo si také nemusíte přečíst zbytek tohoto článku. To je více “žádné výmluvy” tip, než technický nápad, ale stejně jako mnoho věcí, jen velmi málo dovedností je potřeba, aby bylo skutečně organizováno a efektivní. Největším zdrojem je čas, ale ani to není nutné. Místo toho, abyste si to řekli sami “K tomu se dostanu později“, prostě to rychle udělej tam a tam.

Samozřejmě, že je vždy důležité mít na paměti priority a nejedná se o článek o řízení času. Překvapivé je však to, jak málo úsilí je skutečně zapotřebí k zahájení procesu. Největším zdrojem, který vyžaduje, je pouze celkové vědomí, aby byl tento soubor nebo složka na správném místě.

Zeptejte se sami sebe - házeli byste prostě spoustu souborů nebo složek po celém stole v práci nebo doma? A co celý váš obývací pokoj, podlahu, postel, skříň ... musím pokračovat? Odpověď je, doufejme, že ne. Váš počítač lze porovnat s vaším domem. Nejen vaše kancelář nebo pracovní prostor - nyní děláme vše na našich počítačích, takže je důležité, aby vše zůstalo čisté, stejně jako váš dům.

Použít složky ... Prosím!

Dovolte mi, abych vám řekl o muži a jeho flash disku. Jednou to připojil k mému počítači a neměl žádné složky, jen soubory ... spousty souborů. Už jsem vysvětlil, proč byste měli uspořádat své soubory, takže jsem si jistý, že je jasné, proč potřebujete složky. Ale pokud tomu tak není, složky jsou páteří organizace, ale i když máte složky, stále můžete být velmi neorganizované.

Složka, která není správně označena nebo je na nesprávném místě, je stejně špatná, ne-li horší, než soubory po celém počítači bez domova (složka).

Jedno místo pro všechno

Nepleťte si to s umístěním všech souborů do jedné složky ... nebo dokonce všech složek do jedné složky ... nebo ještě horší je, že na ploše. Ale potřebujete místo, kde jste znát že zde máte přístup ke svým souborům a složkám. Moje dokumenty Složka je pro to logickým a perfektním místem - ale opět to není místo pro plnění všech vašich souborů, je to domov pro vaše složky, které obsahují vaše soubory. Přemýšlejte o tom v tom smyslu, že byste do dvora nezaložili své složky, ani byste do dvora nezaložili kartotéku… oba jste je dali do domu. Vaše Moje dokumenty Složka je vaše “Dům” typu.

Uspořádat podle kategorie

Jedním ze způsobů, jak uspořádat složky a soubory, je kategorie nebo typ. Řekněme například, že máte dokumenty pro školu, práci, osobní a profesionální (odděleně od práce), stejně jako hudbu, fotografie a filmy. Hudba, fotografie, videa a dokumenty by se samozřejmě měly držet odděleně, ale organizování jde o krok dále. Například byste měli také uspořádat typy dokumentů, které máte. Existuje několik způsobů, jak toho dosáhnout.

Dalo by se uspořádat podle typu souboru, který moc nedoporučuji. Určitě je to lepší, ale není to ideální. Většinou se používá pro hromadné organizování a “rychlé upevnění” i když toho není moc “opravit” zapojen. Tato metoda by mohla být užitečná, pokud procházíte věcmi, které v tuto chvíli již nepotřebujete a / nebo nechcete být příliš podrobní. Má své místo a mám několik souborů, které jsem uspořádal tímto způsobem, ale vždy vás nechá vědět, že je třeba uspořádat “tyto soubory”. Z tohoto důvodu to není metoda, kterou vřele doporučuji - existují lepší způsoby.

Můžete také uspořádat podle kategorie, pro kterou je soubor nejrelevantnější. Například školní dokument by měl jít do školní složky.

Uspořádat podle data

Organizace podle data je také užitečná, ale neměla by být používána pouze sama o sobě. Důvodem je, že pokud někdy provedete vyhledávání souboru, můžete jej najít ve složce označené “04-11-2006”. Pokud je to vše, co musíte projít, budete pravděpodobně muset otevřít složku, abyste se podívali na její obsah a zjistili, co v ní je. Může to být ještě horší, pokud tímto způsobem ukládáte všechny soubory a máte různé druhy vzájemně propojených. Opět to není příliš organizované a možná horší než vůbec nic.

Pokud se domníváte, že je nutné přidat datum (což často udělám pro časově citlivé soubory nebo soubory, které jsou často aktualizovány, jako je například životopis), přidejte popis s datem na konci nebo na začátku, podle vaší preference.

Nepřehánějte podsložky

Podsložky jsou nutností organizovat soubory. Je to jeden z velkých výhod, které má počítač oproti tradičním kartotékám. Příkladem dobrého využití podsložek by mohlo být vaše Práce složka v Moje dokumenty, A Projekty složku ve složce Práce složku, “[Název projektu a datum] složku” v Projekty složka atd. (pokud jsou potřeba další složky).

Mějte však na paměti počet složek ve složkách, které máte, protože to může být skličující úkol otevírání složky za složkou hledající vaše soubory. Pokud existují soubory, o kterých víte, že k nim potřebujete rychlý přístup, zkuste je ponechat pouze ve složce nebo dvou. Část toho má co do činění se systémem, který vytváříte, vytvořili nebo jste jen nejpohodlnější, ale musí to také souviset s praktičností a snadným přístupem.

Pojmenování souborů a složek: Krátké, ale přesné

Další věc, kterou je třeba při organizaci souborů zvážit, je být co nejkratší, ale také co nejpodrobnější. V mnoha případech můžete být jediní, kdo používá složky nebo soubory, ale pokud se rozhodnete něco sdílet s někým, ať už osobně nebo profesionálně, chcete, aby to bylo jasné jim, stejně jako vám. Nechcete přemýšlet o tom, co jste se snažili popsat v názvu složky. Pojmenujte složku “školní věci” Pojmenuj to “Škola” - všimněte si důrazu na kapitalizaci věcí, což také dělá věci vypadají hezčí.

Poté můžete ve své školní složce věci uspořádat podle školy (pokud existuje více než jedna). Pokud nemáte více než jednu školu, kterou jste navštěvovali, můžete složku pojmenovat “Škola: [Název školy].” Pokud chcete zkrátit iniciály vaší školy, mělo by to být v pořádku, protože pravděpodobně víte, co znamenají. Dbejte však na to, abyste se zkratkami nešli přes palubu. Ačkoli mohou být užitečné při udržování krátkých jmen, nejdůležitější věcí je, že rozumíte tomu, co je v tomto souboru nebo složce.

Rychlý přístup ke složkám a souborům

Stejně jako jsem se dříve zmínil o tom, že vaše soubory nejsou skryty hluboko v podsložce Forest, existují i ​​další věci, které můžete snadno zpřístupnit. Kromě toho, že je soubor schopen rychle najít, hraje také velkou roli při udržování stavu správy souborů. Jinými slovy, je důležité, abyste nový soubor rychle a snadno uložili na správné místo v počítači.

Změňte svůj pohled

V Průzkumníkovi Windows existuje mnoho způsobů, jak zobrazit soubory. Spolu s prohlížením souborů v různých velikostech ikon je zde také podokno náhledu, kde je vidět, jak soubor vypadá před otevřením. Můžete také třídit soubory podle data, názvu atd. To přímo nesouvisí se správou souborů podle jednotlivých slov, ale umožňuje to celkově lepší zážitek. Naším cílem je méně práce a vyšší efektivita a způsob, jakým si soubory prohlížíte, to může udělat jen to.

Další funkcí v Průzkumníkovi Windows je možnost přidat složku “Oblíbené.” Pokud je to složka, ke které máte přístup hodně, ale není součástí nastavených složek, které váš systém Windows daboval “oblíbený,” do této sekce můžete přetahovat složky. Dejte pozor, abyste nepřetahovali složku do jiné složky, která je již v oblíbených.

Chcete-li se ujistit, že máte složku v sekci Oblíbené, vyhledejte černou plnou čáru a zprávu “Vytvořit odkaz v oblíbených.”

Seznamy skoků

Windows 7 má skvělou funkci s názvem “Seznamy skoků” který umožňuje připnout složky k místní nabídce Průzkumníka Windows u tlačítka Start na hlavním panelu. K tomu získáte přístup kliknutím pravým tlačítkem a výběrem složky, kterou chcete otevřít. Chcete-li přidat novou složku, jednoduše ji uchopte a přetáhněte ji na ikonu Průzkumníka Windows na hlavním panelu. Poté můžete složky libovolným způsobem přesouvat.

Uspořádejte složky na ploše pomocí plotů

V předchozím článku, Vyčistěte plochu Windows jednou provždy Jak vyčistit plochu Windows jednou provždy Jak vyčistit plochu Windows jednou provždy Znečištění je škodlivější, než si uvědomujete. Přizpůsobená plocha systému Windows usnadňuje vyhledávání, je příjemnější na pohled a snižuje stres. Ukážeme vám, jak dostat pracovní plochu do pořádku. , Zmínil jsem oba seznamy skoků a ploty. Ploty je vynikající program pro organizování složek, které máte na ploše. Vřele doporučuji podívat se na tento článek pro podrobný pohled na vyčištění vaší plochy příliš (což mnoha způsoby je správu souborů, ale jiným způsobem). I když se mi na ploše příliš nelíbí mnoho ikon a zkratek, ploty poskytují pěkný způsob, jak přepnout z ikon na žádné ikony jednoduchým dvojitým kliknutím.

Znovu doporučuji mít pouze základní složky na ploše. Pokud ke své složce přistupujete často a znovu v ní, pak ji přidejte na plochu a pomocí plotu skrýt ikony, když je nepotřebujete. Ale v mnoha ohledech by tyto složky mohly být také přidány do vašeho seznamu skoků a přístupné se stejným množstvím času, kliknutí a úsilí.

U každé z těchto možností si musíte být vědomi toho, co přidáváte, abyste se ujistili, že nepřidáváte příliš mnoho a že odeberete to, co již nepoužíváte. V opačném případě narazíte na stejný problém, který se snažíte vyřešit hned teď - neuspořádaný chaos.

Archivujte, co nepotřebujete nebo nepotřebujete

Nejprve se musíme podívat na tento termín “archiv“. Nejde o mazání souborů - zřídka to chcete udělat (v závislosti na souboru). Ukládá složky obsahující soubory do určené složky s názvem “Archiv” nebo “Staré soubory”. Všimněte si, že jsem řekl “složky obsahující soubory” protože nechcete jen házet spoustu zastaralých souborů do složky a nazývat to dobře. To je jen přidání do nepořádku, který již máte.

Kam by měla tato složka jít? Pravděpodobně si to nepřejete, aby se mísilo s ostatními soubory, ale to je zcela na vás. Osobně doporučuji mít stále v Moje dokumenty složku, aby věci snadno zapamatovatelné a konzistentní. Se jménem jako “Archiv” bude to pravděpodobně v horní části složky, do které se rozhodnete umístit. Chcete-li to změnit, můžete přidat “z” a období na začátek jména, aby složka mohla vypadat podobně “z.Archivní“. Tím se umístí na konec seznamu, takže se nebudete muset starat o to, že bude po celou dobu v cestě.

Odebrat a zdržet se vytváření duplikátů

To, jak se duplikáty vytvářejí, často zůstává záhadou. Někdy je to náhodným kopírováním souborů na jiné místo. Naštěstí existuje bezplatný program, který vám pomůže s odstraněním duplikátů všeho druhu z počítače. Už dlouho jsem používal Duplicate Cleaner a vřele doporučuji. Získává nejnovější aktualizace, má snadno použitelné rozhraní a funguje.

Nevytvářejte kopie, neprovádějte zkratky

Chcete-li zabránit budoucím kopiím souborů, je důležité vytvořit zástupce souborů a složek, nikoli kopií. Rozdíl mezi těmito dvěma je, že kopie je přesnou replikou prvního souboru nebo složky, zatímco zástupce jednoduše vede k souboru v původním umístění. Kromě toho, že nepomáhají v nepořádku tolik, zkratky také zabírají méně místa.

Chcete-li vytvořit zástupce, klikněte pravým tlačítkem na složku nebo soubor a klikněte na “Vytvořit zástupce“. Tím vytvoříte zástupce ve stejném umístění, ve kterém se soubor nachází. Potom si můžete tuto zkratku vzít, přesunout ji na libovolné místo a dokonce ji přejmenovat, pokud si to budete přát. Chcete-li vytvořit zástupce na ploše, klikněte pravým tlačítkem myši a umístěte na ni kurzor “Poslat komu” potom klikněte na “plocha počítače“.

Zabraňte nepořádku pomocí cloudových aplikací pro poznámky a dokumenty

Existují věci, které chcete uložit, ale zdá se únavné vytvořit kancelářský dokument nebo textový soubor a uložit jej do složky v počítači. Zanedlouho bude tato složka plná různých dokumentů typu poznámek a bude ohromující dokonce vyhledat konkrétní poznámku. Z tohoto důvodu se cloudové aplikace neustále zvyšují na popularitě a existuje mnoho z čeho vybírat.

Ty, které osobně používám, jsou Evernote a Dokumenty Google.

Důvod, proč cítím, že Evernote uspěje, je především kvůli jeho místní aplikaci. K jeho používání nepotřebujete webový prohlížeč, ale přesto můžete přistupovat ke svým souborům v cloudu. Upřednostňuji Dokumenty Google, protože právě v tom jsem svůj systém vyvinul.

Pokud právě začínáte (nebo jste se dosud neusadili v jednom nebo dvou programech, doporučujeme tyto čtyři i další podobné aplikace zvážit a zjistit, které z nich se vám nejlépe hodí).

Důvod, proč doporučuji používat tyto aplikace oproti tradičnímu způsobu vytváření dokumentu v aplikaci Microsoft Word nebo jiné kancelářské alternativě, je ten, že umožňuje velmi snadno organizovat, vyhledávat a vytvářet poznámky. Existuje mnoho článků o MakeUseOf, stejně jako o zbytku internetu, které ukazují, jak to udělat. Stejně jako název této části napovídá, udržuje nepořádek ve vašem počítači.

Synchronizujte své místní soubory s cloudem

Synchronizace místních souborů do cloudu se liší od vytváření poznámek a dokumentů v cloudu. Toto je jeden z posledních kroků, protože je důležité, abyste nejprve pochopili všechny předchozí kroky. Pokud tak neučiníte, synchronizace více souborů do cloudu může skutečně pomoci v chaotickém chaosu souborů a složek. V této oblasti je mnoho možností, ale velkými hráči jsou SugarSync, Dropbox, Disk Google a Microsoft OneDrive. To jsou mé osobní favority a já je používám všechny, ale je jich tolik, jako je Mozy, iDrive atd.

Velmi doporučuji SugarSync pro celkovou zálohu složek vašich počítačů do cloudu. U jednotlivých souborů fungují Dropbox, Disk Google a SkyDrive velmi podobně. Zda používáte fanoušky Dokumentů Google nebo fanoušky Microsoft Web Apps, může určit, zda používáte Disk Google nebo SkyDrive. Oba jsou hlava k hlavě a pokud jste je oba nezkoušeli, doporučuji vám.

Líbí se mi Dropbox pro sdílení souborů a SugarSync pro zálohování a přístup ke všem mým dokumentům na jiném zařízení připojeném k internetu. Nastavil jsem SkyDrive pro zálohování mnoha mých dalších souborů v počítači a pomocí Disku Google organizuji a přidávám soubory do Dokumentů bez webového prohlížeče..

Zůstaňte důslední a výzva

To je jedna z nejdůležitějších věcí. Jakmile proces zahájíte, musíte v něm pokračovat pečlivě, jinak je to všechno k ničemu a skončíte s polořadovým systémem souborů. To není jen neproduktivní, ale také vám připomíná, že jste nikdy nedokončili.

Klíčem k tomu je být rychlý. Ve chvíli, kdy potřebujete soubor uložit nebo vytvořit, umístíte jej na správné místo a pokud pro něj ještě místo není, vytvořte jej. Ať už to děláte v cloudu nebo lokálně, musíte si pamatovat všechny předchozí tipy, jako jsou krátké, ale podrobné, upuštění od vytváření duplikátů a věnování pozornosti hierarchii složek uspořádáním toho, co má smysl, ale nepřesahováním přidáním příliš mnoho složek.

Začněte s organizací souborů hned teď!

Pamatujte, že nejdůležitější věcí je prostě začít. Nečekejte, až vy “mít více času” - nikdy nebudeš mít víc času. I když právě teď nemusí být ten pravý čas na úplné přepracování všech vašich souborů, můžete přesto začít vytvářet některé složky a zpomalit začátek přidávání nových souborů, které uložíte do počítače, ať už jde o stahování nebo vytvoření. Čas vám umožní rozšířit a soustředit se více na vaše další soubory a dostat je do pořádku.

A pokud potřebujete pomoci se správou souborů v systému Android Správa souborů v systému Android: 7 základních tipů, které potřebujete vědět Správa souborů v systému Android: 7 základních tipů, které potřebujete vědět Naučte se, jak spravovat své soubory v systému Android, se schopností pomocí tohoto komplexního průvodce. . nebo chcete vědět, jak používat aplikaci pro soubory iOS Jak používat aplikaci pro nové soubory iOS 11 pro iPhone a iPad Jak používat aplikaci pro nové soubory pro iOS 11 pro iPhone a iPad Aplikace iOS má novou novou aplikaci Files, která vám konečně umožní spravovat vaše soubory na iPhone a iPad a ve skutečném stylu Apple je to provedeno bez odhalení jakéhokoli druhu funkčnosti systému. , jsme tu, abychom vám pomohli!

Image Credit: Zásuvka na kartotéky plná souborů a složek přes Shutterstock