Lesley Fowler
0 
2490
144
Pokud pořádáte schůzky bez pořadů jednání nebo si necháváte zápisy do obyčejných starých dokumentů aplikace Word, vaše schůzky a zápisy z jednání pravděpodobně nejsou tak užitečné, jak by mohly být. Přestože se většina z nás na setkání nečeká, existují úžasné online nástroje 10+ skvělé online nástroje pro skupinovou spolupráci a schůzky 10+ skvělé online nástroje pro skupinovou spolupráci a schůzky Jak spravujete tým lidé, kteří jsou geograficky rozloženi? Jak koordinujete mezinárodní časová pásma? Koncept práce přes internet se začal vlézt do každodenního pracoviště,… které může pomoci zvýšit produktivitu a méně časově náročné schůzky pro ty, kteří je plánují a usnadňují..
Nedávno jsem narazil na špičkovou online webovou aplikaci pro správu schůzek s názvem yaM (což je zkratka pro Ještě další schůzku). yaM je jako virtuální pomocník pro vytváření profesionálně vypadajících programů a minutových zpráv a zároveň poskytuje nástroje, které pomáhají účastníkům setkávat se s nápady na nápady, provádět analýzy produktů a nákladů a integrovat se s online cloudovými účty včetně Dropbox, Kalendáře Google a Evernote..
yaM lze použít s oběma online konferenčními prostory, jako jsou Google Hangouts Tipy pro plánování a pořádání efektivních schůzek s Google Hangouts Tipy pro plánování a pořádání efektivních schůzek s Google Hangouts Díky dnešní internetové technologii může být pořádání online schůzek efektivní a nákladově efektivní, zejména pokud předem je naplánujete a využijete nástroje, které šetří čas. Posledních pár měsíců jsem se účastnil online schůzek ... nebo tradičního offline nastavení. Jako webová aplikace je to podobné jako Agreedo Agreedo: Zápis a správa zápisů z obchodního jednání zdarma online Agreedo: Zápis a správa zápisů z obchodního jednání zdarma online Už několik týdnů hledám snadno použitelný web nebo aplikace, která mi umožní uchovávat a ukládat zápisy z jednání. Tradiční přístup k textovým dokumentům již není produktivní ..., ale je mnohem pokročilejší, aniž by byl komplikovaný.
Vytváření agend
Po registraci účtu u yaM můžete okamžitě začít vyvíjet agendu pro další schůzku. Jednoduše přidáte položky agendy na levé straně pracovního prostoru spolu s časem trvání a jménem osoby odpovědné za danou položku.
Položkám agendy můžete snadno přiřadit jména, ale účastníci si musí zaregistrovat účet u yaM, kterému můžete poslat pozvánku, aby tak učinili z pracovního prostoru. Díky zaregistrovaným účastníkům je yaM mnohem více nástrojem pro správu schůzek, protože každý účastník může během schůzky současně přidávat poznámky do pracovního prostoru. I když je efektivnější mít jednu osobu přidělenou jako minutu, existují další užitečné nástroje v yaM, díky nimž je skvělá pro spolupráci.
Když je program vytvořen, můžete jej vytisknout nebo rozeslat účastníkům schůzky. Každý zaregistrovaný účastník obdrží e-mailem zprávu o schůzce, která samozřejmě zahrnuje mediální logistiku, seznam položek agendy a odkaz na pracovní prostor online yaM. Nejlepší ze všeho je, že váš distribuovaný program je profesionálně formátován a snadno čitelný. Položky programu lze také zkopírovat a přidat na nové setkání. Bylo by však ještě lepší, kdyby vývojáři dokázali vytvořit standardní položky agendy, které jsou automaticky součástí každé nové schůzky..
Užívání minut
Přidávání poznámek a akčních položek do yaM je stejně snadné jako vytváření agend. Zápis se skládá ze čtyřtypy obsahu: poznámky, položky akcí, připojené soubory a nástroje pro spolupráci v reálném čase.
Způsob, jakým je yaM nastaven, by mohl účastníkům schůzky pomoci soustředit se, zejména pokud má každý během schůzky v počítači otevřený pracovní prostor. Zápisník může snadno přidat položku akce s datem splatnosti a jménem odpovědné osoby. Kupodivu však může být za každou akční položku uvedena pouze jedna osoba.
Tam, kde yaM také svítí, je sbírka vestavěných nástrojů pro spolupráci, které umožňují členům provádět analýzy Pro / Con, analýzy produktů, brainstormingové nápady nebo hlasovat o důležitých rozhodnutích. K dispozici je také nástroj pro tzv. SWAT analýzu, která zahrnuje diskuzi a zaznamenávání silných a slabých stránek, příležitostí a hrozeb konkrétního projektu, nápadu nebo rozhodnutí.
Uvidíte, že tyto nástroje pro správu spolupráce a schůzek mohou být velmi užitečné pro udržení zapojení účastníků a možná jim pomohou lépe analyzovat a rozhodovat. Během schůzky můžete účastníkům také vytisknout nebo poslat e-mailem obsah jednotlivých nástrojů spolupráce. (Poznámka: nápady na další nástroje pro online spolupráci jsou zde uvedeny. 6 nejlepších bezplatných nástrojů pro online setkání ke spolupráci s vaším týmem 6 nejlepších bezplatných nástrojů pro online setkání pro spolupráci se svým týmem Malé týmy nepotřebují ke spolupráci drahé podnikové aplikace. Zde jsou šest fantastických nástrojů, které můžete použít ke správě dat svého týmu, komunikaci atd. Zdarma.).
Stejně jako u agend lze i minutové zprávy yaM tisknout nebo rozesílat prostřednictvím e-mailu. Zápisy jsou tak dobře formátovány, že účastníci schůzky nebudou mít žádnou omluvu, že by je přezkoumali. Programy a zápisy jsou také archivovány na serveru yaM, takže se účastníci mohou kdykoli přihlásit ke svému účtu a zkontrolovat je.
Další nástroje
yaM obsahuje další nástroje pro sledování času během schůzek, nastavení dat schůzek ve vestavěném kalendáři (který je integrován s kanály Google Calendar, Exchange a Outlook / iCal) a adresáře.
Vývojáři yaM zahrnuli do své webové aplikace několik užitečných funkcí, ale věnovali zvláštní pozornost tomu, aby zajistili dostupnost uživatelského rozhranía snadno se naučíte během několika minut od registrace účtu.
yaM má základní bezplatný účet, který obsahuje všechny základní funkce a schopnost vydržet10 schůzek měsíčně, až 5 účastníků na schůzku. Prémiový účet umožňuje neomezené schůzky a účastníky, přizpůsobitelné rozhraní a šifrování SSL.
yaM podle mého názoru nastavuje standard pro nástroje pro správu schůzek online. Ale dejte nám vědět, co si myslíte o této online aplikaci. Byly přidány další funkce, které byste rádi viděli?