Chystáte bezpapírové klady, zápory a digitální řešení

  • Edmund Richardson
  • 0
  • 2992
  • 741
reklama

Kancelář v bezpapírové podobě Budoucnost je zde - Váš průvodce po dnešním bezpapírovém životě Budoucnost je zde - Tvým průvodcem po bezpapírovém životě dnes v bezpapírovém stavu - termín, který se dnes často používá velmi často. Co to ale znamená? A do jaké míry to platí? Jistě, my všichni stále používáme papír do jisté míry i přes pokrok ... zdá se, že konečně dohání. Částečně to může být způsobeno ještě populárnější myšlenkou minimalismu Jak být efektivním minimalistou ve vašem každodenním životě Jak být efektivním minimalistou ve vašem každodenním životě Stále více lidí se rozhodlo přijmout minimalismus. V určitých situacích to může způsobit frustrující zmatek ve vašem každodenním životě. S minimálním plánováním k tomu nemusí dojít. . Ale je to všechno strom zachraňující nirvana nebo noční můra rozměrů A4?

Prozkoumáme výhody a nevýhody, spolu s radou, kterou lze napadnout, abyste si mohli vytvořit vlastní názor a okamžitě se s tím vypořádat.

Klady bezpapírové kanceláře

Pojďme se nejprve podívat na výhody, které říká adios na papír.

Zbavte se zastaralého faxu

Navzdory tomu, že se faxový přístroj změnil na archaické zařízení, stále existují lidé, kteří na něm nechávají viset nehty. Jsou to lidé, kteří mají na své vizitce viditelně uvedeno číslo faxu. To jsou lidé, kteří nemohou přijmout to, čemu se říká “e-mailem” byl vynalezen a v důsledku toho se topí pod mořem faxového papíru.

Pokud někdo takovýhle absolutně trvá na tom, že vám MUSÍ být faxem doručeno, pak existují způsoby, jak se s nimi vyrovnat, aniž by se museli vypořádat s uvíznutím papíru a spadáním stromů na svědomí. Četné online služby vám mohou přiřadit a “virtuální faxové číslo” a druhá osoba může na toto číslo faxovat. Fax je poté převeden na přílohu e-mailu a odeslán vám prostřednictvím interwebů.

Nevýhodou je, že bezplatné plány pro tyto stránky jsou neuvěřitelně omezující. Chcete-li získat slušnou službu, musíte zaplatit měsíční tarif.

Mezi ně patří například Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFax a FreeFaxtoEmail..

Mít více prostoru pro Tango

Právě teď mám několik krabic plných dokumentů, které se vracejí 15 let. Sedí v mé kanceláři a čekají na naskenování, abych mohl konečně skartovat papírové originály. Mezitím, zatímco můj nejlepší přítel Procrastinate zůstane u mě, neustále zakopávám o boxy, biji na ně boky a obecně na ně přísahám..

Když se konečně dostanu ke skenování papíru, budu mít jednu obrovskou skartovací párty a drink pokaždé, když dokument projde skartovačem (do konce budu naprosto beznohý). Ale o čem opravdu sním, je mít v kanceláři obrovské množství prostoru. Tento prostor mohu použít k zahájení tance nebo k zápase se psem. A připomínám si, jaká je moje podlaha.

Pokud jste společnost, která utrácí spoustu peněz za úložný prostor pro své dokumenty, jen pomyslete na to, kolik ušetříte, naskenujete tyto dokumenty a vypálíte celé množství. Morálka zaměstnance projde střechou.

Zachránit životní prostředí před námi

Nejviditelnější výhodou je samozřejmě životní prostředí. Řezá se příliš mnoho stromů a amazonský deštný prales částečně mizí, aby krmil papírenský průmysl. Vše, co můžeme udělat, abychom to zpomalili, je zjevně dobrá zpráva pro planetu, na které žijeme. Příliš mnoho tisku a příliš mnoho papíru se plýtvá. Přechodem do bezpapírového prostředí můžete udělat něco pro matku přírodu.

Pokud MUSÍTE něco vytisknout Nejčastější tipy a nástroje, které vám pomohou s tiskem webových stránek Nejlépe Tipy a nástroje, které vám pomohou s tiskem webových stránek Bez ohledu na to, jak těžko se snažíte jít na papír, někdy stačí vytisknout tuto webovou stránku. Může to být pro směry, článek pro třídu, leták pro schůzku v práci atd. Jako ... pak existují způsoby, jak minimalizovat množství papíru a inkoustu, které používáte. Služby jako PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Aardvark a The Printliminator vám pomohou odstranit všechny nepotřebné prvky ze stránky před jejím tiskem, například reklamy. Ale pokud je to možné, skenujte a e-mailujte.

Papír netrvá věčně, ale digitální soubory budou

Je to fakt života, že papír netrvá věčně. Magna Carta pravděpodobně nevypadá tak čerstvě, jako když byla poprvé napsána. Deník Anny Frankové začíná na okrajích zhnědnout a kroutit. Papír se jednoduše nakonec rozpadne, protože uplynul dost času.

Jinými slovy, je to hrozný způsob, jak ukládat informace dlouhodobě. Nikdy si nemůžete být jisti, kdy bude hnědá, roztrhaná, vybledlá, zvlněná, nebo prostě necháte všude hodit šálek kávy. Ale digitální soubor? Pokud jej budete udržovat v populárním formátu, jako je PDF nebo TXT, a pravidelně zálohovat. 5 Základní fakta o zálohování, která by měl každý uživatel Windows znát Pokud vás zajímá, co, jak často a kde byste měli své soubory zálohovat, máme přímé odpovědi. , vždy to bude, když to budete potřebovat. Za dvacet nebo třicet let to bude vypadat stejně, jako když jste to poprvé vytvořili.

Zaměstnanci mohou pracovat vzdáleně

Problém s papírem je v tom, že pokud chcete, aby kolegové v jiných geografických lokalitách měli kopii, musíte ji poslat poštou šnekem. To zabere čas (ještě více, pokud to pošta ztratí). Čas v mnoha případech znamená ztracené peníze, opožděné příležitosti a rostoucí frustrace.

Pokud jsou však soubory digitalizovány, mohou být umístěny online do podnikového intranetu. Rychle si vytvořte svůj vlastní domácí intranet s ocPortalem Rychle si vytvořte svůj vlastní domácí intranet s ocPortalem Už jste někdy přemýšleli o tom, jaké by to mohlo být mít "portálovou stránku" „pro vaši rodinu, stejně jako mnoho společností nabízí zaměstnancům? Nebylo by vhodné mít centrální webový úložiště ... nebo wiki 4 z nejlepších osobních Wikis, aby vás udržel organizovaný 4 z nejlepších osobních Wikis, aby vás udržoval organizovaný Co kdyby tam byl wiki software navržený tak, aby vám pomohl ven na osobní úroveň? Dalo by se použít na cokoli, například na obrys svého románu, sledování projektů na zlepšení domova nebo na plán…. Nebo mohou být zaslány e-mailem nebo uloženy do složky cloudového úložiště. To umožňuje kolegům v jiné kanceláři získat jejich kopii okamžitě, bez nutnosti čekání. Pokud je dokument nahrán na web pro spolupráci 10 a více nástrojů bez spolupráce, které můžete použít během 10 sekund, 10 a více nástrojů bez spolupráce, které můžete použít za 10 sekund. Spolupráce online může ušetřit vám i vašemu týmu čas i peníze. Rychlá spolupráce může ušetřit o něco více. Tyto nástroje jsou připraveny jít, když jste. Není nutná žádná registrace. jako jsou Dokumenty Google nebo Dropbox, pak každý ve všech lokalitách může začít s odezvou v reálném čase.

Nevýhody bezpapírové kanceláře

Ale jít bez papíru není vždy rájem, ve kterém je stvořeno. Technologie k záchraně!

Skenování každý. Singl. Kus. Z. Papír.

Hned na pálce, je to nejotravnější věc na celém podniku. Nalezení energie a náklon k sezení a skenování každého jednotlivého kusu papíru. Je to únavné, časově náročné a upřímně řečeno byste raději sledovali opakování pobřežní hlídka v televizi.

Ale tam jsou některé věci, které můžete udělat, aby se práce trochu jednodušší. Nejprve zkontrolujte každý kousek papíru a vložte jej do jedné ze tří hromádek - rozhodně skenovat, možná skenovat, a skartovat. skartovat věci ... dobře ... skartujte to a zbavte se toho.

Pravděpodobně se můžete zbavit placených účtů, účtenek za věci, u nichž záruka již dávno vypršela, návodů k použití (je pravděpodobné, že výrobce nahrál verzi PDF Nelze najít uživatelskou příručku pro vaše zařízení? Vyhledat na těchto specializovaných webových stránkách Uživatelský manuál pro vaše zařízení? Vyhledejte tyto specializované webové stránky Pečlivý člověk s prozíravostí prohledá uživatelskou příručku a ponechá si ve svém počítači měkkou kopii, nebo vyhledá měkkou kopii, která je obvykle k dispozici ve formátu PDF na stránkách výrobce. jejich webové stránky), bankovní vkladové lístky (ale NE výpisy) atd. Prostě na to vrhněte kritické oko a rozhodněte se “Opravdu to potřebuji zachovat?“.

Možná skenování je pro věci, o kterých si nejste jisti, a nechcete se vrhnout do rozhodnutí. Držte je stranou.

Zjistíte, že Rozhodně skenujte hromada je pravděpodobně lépe zvládnutelná. Nyní vytvořte složky v počítači (Daně, pojištění, výplatní pásky, atd.) a při skenování dokumentu jej okamžitě přesuňte do příslušné složky a zadejte popisný název.

Existují aplikace, které tvrdí, že vám proces zrychlí (podle mého názoru jsou výsledky smíšené). Evernote má funkci Scannable, která detekuje okraje dokumentu, když na něj nasměrujete kameru smartphonu. K dispozici je také Photomyne, pokud skenujete fotografie. AlternativeTo má nějaké dobré alternativy k Scannable, pokud hledáte něco jiného. Obzvláště se mi líbí ScanBot Nejlepší aplikace pro příjem účtů pro skenování, sledování a správu faktur Nejlepší aplikace pro příjem účtů pro skenování, sledování a správu účtů Tyto aplikace pro skenování účtenek vám pomohou skenovat, ukládat a organizovat každý účet pro vaše osobní nebo obchodní potřeby.. .

Vzpomínka na vše zpět nahoru

Čím více prohledáváte, tím důležitější je, že je zálohujete. Průvodce zálohováním a obnovením systému Windows Dochází k katastrofám v průvodci zálohováním a obnovením systému Windows. Pokud nejste ochotni ztratit svá data, potřebujete dobrou rutinu zálohování Windows. Ukážeme vám, jak připravit a obnovit zálohy. . Protože pokud se váš počítač rozhodne spáchat sebevraždu nebo sebezničení, nemá zálohování znamenat absolutně žádné soubory. A v mnoha případech to může být nepředvídaná katastrofa (zejména pokud jste ztratili daňové doklady). Mnoho společností podle mých zkušeností nabízí náhradní kopie dokumentů za cenu a vy se můžete rozhodnout, že to uděláte. V noci však můžete snáze spát, pokud máte v blízkosti nebo vzdáleně (nebo obojí) záložní řešení..

Přinejmenším byste měli mít přenosný pevný disk (získat alespoň 1 terabajt místa). Pokud máte počítač se systémem Windows PC Příručka pro zálohování dat Ultimate Windows 10 Příručka pro zálohování dat Ultimate Windows 10 Shrnuli jsme všechny možnosti zálohování, obnovy, obnovy a opravy, které jsme našli v systému Windows 10. Použijte naše jednoduché tipy a nikdy nezoufejte nad ztracením data znovu! , stáhnout a používat SyncToy, SyncToy: Jednoduché řešení zálohování a synchronizace společnosti Microsoft [Windows] SyncToy: Jednoduché řešení zálohování a synchronizace společnosti Microsoft [Windows] Pokud máte v počítači soubory, musíte zálohovat. Prosté a jednoduché. Mnozí z nás jsou se zálohováním obeznámeni a existuje mnoho metod a programů, které lze použít. Další aspekt, který… extrémně snadný nástroj pro zálohování. Uživatelé Mac Ultimate Triple Backup Solution for Mac [Mac OSX] Ultimate Triple Backup Solution for Mac [Mac OSX] Jako vývojář zde na MakeUseOf a jako někdo, kdo vydělává celý svůj příjem z práce online, je spravedlivé říci můj počítač a data jsou docela důležitá. Jsou nastaveny dokonale pro produktivitu s ... pravděpodobně se přiblíží k rozdělení času na stroji a použijí pevný disk vašeho času k ukládání souborů příliš oddílům a používají váš pevný disk času k ukládání souborů příliš, pokud je pevný disk vašeho Macu malý a váš čas Pevný disk počítače je velký, je vhodné jej použít pro účely zálohování i ukládání. . Ať už se rozhodnete použít, musíte nastavit jakýkoli automatizovaný systém pro zálohování souborů každý den ve stejnou dobu každý den, bez selhání.

V ideálním případě byste měli mít také vzdálenou zálohu, pro případ, že by vaše místo bylo zaplaveno nebo došlo k požáru. Ale před odesláním cenných souborů do cloudu je nezapomeňte zašifrovat do speciální složky. 5 Efektivní nástroje pro šifrování vašich tajných souborů 5 Efektivní nástroje pro šifrování vašich tajných souborů Musíme věnovat zvýšenou pozornost než kdykoli předtím směrem k šifrovacím nástrojům a všem ostatním určené k ochraně našeho soukromí. Díky správným nástrojům je snadné udržovat naše data v bezpečí. První. WinRAR a WinZip mohou šifrovat soubory, stejně jako Veracrypt a jeho zastaralý předchůdce, TrueCrypt TrueCrypt Is Dead: 4 alternativy šifrování disku pro Windows TrueCrypt Is Dead: 4 alternativy šifrování disků pro Windows TrueCrypt už není, ale naštěstí existují i ​​další užitečné šifrovací programy . I když to nemusí být přesné náhrady, měly by vyhovovat vašim potřebám. . Možnosti cloudu zahrnují Dropbox, Disk Google, Box a SkyDrive.

Hledání databáze s technologií typu OCR

Jakmile prohledáte vše, můžete jít cestou třídění složek a podsložek v kategorii datum a měsíc (a dokonce i denních složek, pokud se chcete opravdu přesně dozvědět). Nebo dveře číslo dva hledají nějaký druh databáze s technologií typu OCR 4 bezplatné online nástroje OCR vložené do testu Ultimate 4 bezplatné online nástroje OCR vložené do testu Ultimate S pokrokem v technologii OCR, převodem textu a obrázků z naskenovaného dokumentu PDF do editovatelných textových formátů je snazší. Testovali jsme několik bezplatných nástrojů OCR online, abyste nemuseli. .

OCR je zkratka pro Optical Character Recognition a je to technologie, která čte tištěný text na stránce a je schopna tento text převést na text, který lze kopírovat, nebo vám může vrátit výsledky na základě klíčových slov, která mu dáte. To je technologie, která řídí Evernote Jak používat Evernote: Neoficiální manuál Jak používat Evernote: Neoficiální manuál Naučit se, jak používat Evernote na vlastní pěst, trvá dlouho. Proto jsme sestavili tuto příručku, abychom vám ukázali, jak plně využít nejdůležitějších funkcí Evernote. a to je to, co Project Gutenberg používá Project Gutenberg: Více než jen knihy zdarma Projekt Gutenberg: Více než jen knihy zdarma Stránky jako Project Gutenberg, které mají v nabídce více než 45 000 knih (v době psaní), zajistí, že žádná kniha nebude opravdu zmizí. Objevování temných literárních děl je nyní snazší než kdy jindy. skenovat všechny texty o veřejné doméně do elektronických knih. Text v dokumentech i obrázcích 5 nejlepších OCR nástrojů pro extrahování textu z obrázků 5 nejlepších OCR nástrojů pro extrakci textu z obrázků Když máte kopy papíru, jak lze veškerý tištěný text převést na něco, co bude digitální program schopen rozpoznat a indexovat? Udržujte dobrý software OCR v blízkosti. Když zadáte dané slovo, můžete je najít, rozpoznat a přivést k vám ve výsledcích vyhledávání.

Pro účely prohledávání naskenovaných dokumentů musíte jednoznačně najít způsob, jak snadno okamžitě vytáhnout to, co potřebujete. Takže pokud půjdete cestou OCR, musíte se rozhodnout. Chystáte zaplatit Evernote roční poplatek a důvěřujete jim svým citlivým dokumentům? Nebo si místo toho něco stáhnete a vše ponecháte ve svém počítači.

Jste znalec papíru nebo digitální deviant?

Vždy existují výhody a nevýhody všeho, ale někteří lidé mohou tolerovat koni více než ostatní. Takže všechno jde dolů k tomu, co jste připraveni přijmout.

Nyní skenuje všechno zbytečné a ztrácí čas? Nebo je digitalizace cestou budoucnosti? Co říkáte, čtenáři?

Image Credits: Sinking Businessman prostřednictvím Shutterstock.com, všechny ostatní obrázky bez uvedení zdroje od PixaBay




Bisher hat noch niemand einen Kommentar zu diesem Artikel abgegeben.

O moderní technologii, jednoduché a cenově dostupné.
Váš průvodce ve světě moderních technologií. Naučte se, jak používat technologie a pomůcky, které nás každý den obklopují, a naučte se, jak objevovat na internetu zajímavé věci.