Získáte kontrolu nad doručenou poštou pomocí těchto 5 tipů pro správu Gmailu

Každý ví, že v těchto dnech je docela těžké přežít nebo spravovat své záležitosti bez e-mailu. Ve skutečnosti má většina lidí k dispozici dva nebo tři e-maily, takže bez dobré manipulace se správou e-mailů se tato zaneprázdněná doručená pošta může vymknout z kontroly docela rychle.

Vím, že se ptáte, co opravdu potřebujeme další článek o správě e-mailů? Myslím, že jen v roce 2012 jsme jich měli spoustu, jako je článek Tiny o správě e-mailem intenzivních projektů v Gmailu Spravovat a spolupracovat na e-mailu Intenzivní projekty uvnitř Gmailu s pruhem [Chrome] Spravovat a spolupracovat na e-mailu Intenzivní projekty uvnitř Gmailu s Streak [Chrome] Streak je výkonný doplněk pro správu projektů Gmailu pro Chrome. Dodává se se šablonami pro mnoho různých typů projektů, například zákaznickou podporu nebo plánování událostí. Ve Streaku se projekty nazývají potrubí. Můžete… a její e-mail o importu a správě více účtů Jak importovat a spravovat více e-mailových účtů v Gmailu Jak importovat a spravovat více e-mailových účtů v Gmailu Chcete spravovat veškerý svůj e-mail pomocí Gmailu? Zde je návod, jak do účtu Gmail přidat více e-mailů a snadno je spravovat. . Yaara zahrnoval novou funkci Gmail pro psaní příliš mnoho kliknutí? Postupujte podle těchto tipů, jak ušetřit čas díky novému psaní příliš mnoho kliknutí v Gmailu? Postupujte podle těchto tipů, jak ušetřit čas s novým složením Gmailu V nedávném průzkumu, který jsme uspořádali zde na MakeUseOf, jsme zjistili, že více než 75% z vás již používá nové složení Gmailu. Přečtením komentářů v tomto hlasování jsem také shledal, že zatímco mnozí z vás…, Aaron diskutoval, jak dostat váš e-mail tak, aby vynikl Jak si vytvořit vaši e-mailovou zprávu tak, aby vynikla v přeplněné doručené poště Přeplněná doručená pošta Už jste někdy poslali e-mail, o kterém jste si mysleli, že je důležité odpovědět až o mnoho dní později, nebo co je horší zapomenut? Je pravda, že někdy je to mimo vaši kontrolu, ale existují věci, které můžete udělat ... v někom jinde nepřehledná e-mailová schránka a právě nedávno Yaara zahrnoval konzervované odpovědi E-mail rychleji a lépe s předpřipravenými odpověďmi E-mail rychlejší a lépe s předpřipravenými odpověďmi Nemáte čas vařit oběd? Žádný problém, uchopte plechovku. Potřebujete nějaké tábořiště, které nebude špatné? Snadno, získejte nějaké konzervy. Už vás nebaví psát stejné e-mailové odpovědi? Vyzkoušejte konzervované e-maily! Myslet si… . Ještě jsme neskončili?

Pravda je taková, že jedním z nejčastějších problémů, které lidé mají, je to, že navzdory všem svým snahám, navzdory všem nejlepším pluginům a kreativním složkám, které vytvářejí pro uchovávání e-mailů, se doručená pošta nevyhnutelně znovu zaplní..

Důvodem je to, že bez ohledu na to, do jaké míry se snažíte organizovat svou doručenou poštu, pokud budete systém udržovat manuálně - pokud si budete pamatovat, že si budete pamatovat, že si uděláte čas na vstup a občas spravujete doručenou poštu, bude to nikdy se nestane.

Místo toho je nejlepší plně automatizovat organizaci vaší doručené pošty pomocí nejlepších nástrojů uvnitř i mimo Gmail. V tomto článku vám ukážu pět věcí, které můžete udělat hned teď, abyste automatizovali svou doručenou poštu v Gmailu, abyste se nikdy nemuseli obávat, že se budete snažit kopat nepořádek a najít ty důležité e-maily..

5 tipů pro správu Gmail Doručená pošta

Nemusíte takhle ztrácet kontrolu. Veškerá ta snaha uspořádat vaši doručenou poštu do pěkných a uklizených složek nemusí být zbytečnou snahou za měsíc, kdy se všechny tyto věci změní, a váš nový systém složek prostě nedává smysl..

Skvělá věc v Gmailu je, že jsou k dispozici některé skvělé nástroje pro automatizaci, které můžete využít k tomu, abyste nechali Gmail, aby za vás udělal veškerou těžkou práci..

K automatizaci organizace použijte filtry a štítky

To je něco, co mnozí spisovatelé na MUO kázali často. Ve skutečnosti Craig zahrnoval filtry Gmailu 5 Filtry Gmailu, které pomáhají prioritizovat a organizovat vaši doručenou poštu 5 Filtry Gmailu, které pomáhají prioritizovat a organizovat vaši doručenou poštu Jaké filtry by měl mít každý a každý člověk ve svém arzenálu, aby jejich doručená pošta byla stejně řádná jako ta moje? Jsem tu, abych vám pomohl začít s nastavením prvních pěti filtrů, nebo ... docela dobře v roce 2011, ale kromě filtrování a třídění jen jednou je důležité použít filtry pokaždé, když obdržíte ve své doručené poště nový e-mail, který nebyl automaticky poskytnut žádný z vašich existujících štítků.

Vraťme se trochu zpět. Řekněme, že vaše e-mailová schránka vypadá trochu jako moje. Zmatený nepořádek nevyžádaných e-mailů, několik starých štítků, které jsem vytvořil před lety, a rozptýlenou hromadu důležitých e-mailů v celém textu. Všimněte si, že moje doručená pošta se rozrostla na více než 10 000 e-mailů? Crazy, že??

Začněme tedy s tím, že Gmailovi řekneme, co dělat s těmi e-maily, které přicházejí každý den do doručené pošty. Podle těchto kroků, které budu pokrývat, si všimnete, že počet e-mailů ve vaší doručené poště začne klesat o několik stovek e-mailů najednou.

Nejprve, když v doručené poště uvidíte e-mail, který nemá štítek, zjistěte, co s ním chcete dělat. Jsou to e-maily od klienta, který vy mít včas reagovat? Je to upozornění Google se zajímavými příběhy, které si budete chtít přečíst, až budete mít čas později? Pro každou zprávu vytvořte použitelný název štítku.

Až bude váš nový štítek vytvořen, otevřete tento e-mail a použijte rozevírací seznam napravo “Filtrujte zprávy takto“. Tím se automaticky vytvoří požadované pravidlo, které určí, že příchozí e-mail při příštím doručení nového - obvykle pomocí e-mailu odesílatele.

Můžete nastavit jakákoli další pravidla, která mají ve vašem případě smysl. Kromě e-mailu odesílatele můžete zajistit, aby se s tímto štítkem aplikovaly pouze některé e-maily od tohoto odesílatele - například e-maily, které mají určité řádky předmětu nebo e-maily obsahující určitá slova..

U každého filtru musíte svému účtu Gmail sdělit, jak automaticky uspořádat nebo spravovat tento příchozí e-mail. V tomto případě vím, že tato e-mailová adresa pochází od konkrétního klienta a že tyto e-maily jsou velmi důležité, takže budu mít Gmail automaticky použit štítek, na kterém mohu každý den odpovídat na tyto e-maily - bez ohledu na to, kolik nepořádku je vlastně v mé doručené poště.

Je to proto, že stačí kliknout na štítek na levé straně účtu Gmail a uvidíte pouze tyto e-maily. Žádné další důležité e-maily ztracené v hromadě nevyžádané pošty a upozornění s nízkou prioritou.

Ještě lepší je, že kromě pouhého označení, řekněte Gmailu, aby je vždy označil jako důležité (takže se vedle nich zobrazuje žlutá vlajka), a nezapomeňte zaškrtnout “Použít také filtr” takže stovky e-mailů vyplňujících vaši doručenou poštu budou uspořádány okamžitě jedním kliknutím.

Pokud jste dostávali nevyžádanou poštu po dlouhou dobu a zapomněli jste se odhlásit, pak je možné, že do doručené pošty budete mít stovky nebo dokonce tisíce e-mailů, které jsou zcela zbytečné. Když se s nimi setkáte, použijte filtr a místo vytvoření nového filtru stačí klepnout na tlačítko Hledat.

Zobrazí se seznam všech e-mailů v doručené poště od tohoto odesílatele. Nyní můžete vybrat všechny a hromadně je odstranit. Sledujte, jak se vyboulená Doručená pošta rychle zmenšuje rychleji a rychleji směrem k nule.

Udržujte informační e-maily mimo doručenou poštu

Jedna z věcí, která je v mých doručených velmi běžná, jsou neustálé příchozí výstrahy nebo aktualizace stavu z řady systémů, do kterých jsem se zaregistroval, jako je Google Alerts pro určité vyhledávací dotazy, nebo týdenní přehledy údajů z Google Analytics nebo Google Adsense. Ty je opravdu nemusíte otevírat a neustále je číst, ale tyto informace chcete uložit.

Chcete-li zabránit tomu, aby ti uživatelé zaplnili vaši doručenou poštu, vytvořte filtr a vyberte “Přeskočte Doručenou poštu”, a ujistěte se, že použijete štítek, abyste tyto e-maily mohli rychle najít v budoucnu, až budete mít čas se jim věnovat.

Nyní byste měli mít svou doručenou poštu na neuvěřitelně spravovatelném počtu e-mailů - možná dokonce na nulu!

Nedokončili jsme však automatizaci této schránky. Skutečností je, že stále existuje více věcí, které můžete automaticky třídit a ukládat důležité informace, aniž byste to museli dělat sami.

Přílohy souborů automaticky

Aaron poprvé zahrnoval Attachments.me Osvoboďte své přílohy Doručená pošta Gmailu Attachments.me Osvoboďte své přílohy Doručená pošta Gmailu Attachments.me Už jste někdy dostali e-mail od svého šéfa, člena rodiny, přítele nebo nějaké jiné spojení s přílohou v něm, pak jste uložili tento e-mail, protože jste chtěli přistupovat k příloze později? Pravděpodobně ... zpět minulý rok, a podle mého názoru je to absolutně nejchytřejší metoda, jak udržet velikost vaší schránky Gmailu dobře pod kontrolou.

Pokud dostáváte pravidelné zprávy nebo data od lidí, kteří pro vás pracují, je pravděpodobné, že při odesílání těchto zpráv vždy používají stejný subjekt (pravděpodobně proto, že také automatizovali svůj systém). Službu Attachments.me můžete připojit k vašemu účtu Gmail, aby tyto přílohy mohla automaticky stáhnout do svého oblíbeného účtu cloudového úložiště - jako Dropbox, Box, Disk Google nebo SkyDrive..

Jakmile se zaregistrujete ke službě, zobrazí se na pravé straně vašeho účtu Gmail, kdykoli otevřete e-mail s přílohou. Stačí kliknout “Pošlete do svého cloudu” poslat tuto přílohu do svého oblíbeného online úložiště, aniž byste museli trávit čas jejím stahováním do počítače.

To šetří čas, ale pokud chcete ušetřit ještě více času, automatizujte proces! V horní části obrazovky Gmailu se zobrazí ikona sponky. Klikněte na něj a zvolte “Pravidla automatického podávání“.

Nyní můžete vytvořit něco podobného filtru Gmail, který jste dosud používali. Například dostávám týdenní přehledy AdSense od klienta, takže jsem vytvořil složku pro Adsense_Files v mém účtu DropBox, a zde jsem nastavil pravidlo pro vyhledávání e-mailů z Adsense, s předmětem předmětu od tohoto klienta.

Když Attachement.me uvidí příchozí e-mail, který odpovídá těmto pravidlům, soubor automaticky nahraje na váš účet cloudového úložiště. To znamená, že nemusíte dělat jednu věc - můžete si být jisti, že když jdete do této složky v účtu online úložiště, budete mít vždy nejnovější soubory.

Tím se v zásadě převede váš účet Gmail na automatizovaného asistenta, který přijímá informace a třídí všechny informace za vás. Je to jako mít osobní sekretářku, kromě toho, že nemusíte platit dávky.

Soubor příchozí e-maily jako úkoly

Jednou z nejlepších věcí, které by Google mohl udělat, by bylo přidat možnost přidat filtr v Gmailu, který automaticky vytvoří úkol Google. Tato funkce bohužel zatím není k dispozici, ale můžete si alespoň nechat, aby váš účet Gmail třídil určité příchozí e-maily jako úkoly, které musíte ručně přidat do svého seznamu..

Například dostávám hlasové zprávy a e-maily s kontaktními formuláři od čtenářů na serveru TopSecretWriters, na které musím občas odpovědět. Když dostanu, nemám vždy čas odpovědět, ale chci odpovědět později.

Za tímto účelem vytvořím pouze filtr pro tyto e-maily, jak je uvedeno na začátku tohoto článku, a poté pro něj vytvořím nový štítek a vnořím štítek pod hlavní štítek, který jsem vytvořil s názvem “TASKS_TO_ADD“.

Díky tomuto přístupu bude váš účet Gmail automaticky ukládat ty druhy příchozích e-mailů, o kterých víte, že k nim budou přidruženy úkoly, pod tímto štítkem na navigační liště..

Denně nebo kdykoli budete chtít, můžete jít do těchto složek, podívat se na e-maily a pokud si myslíte, že e-mail zaručuje další akci z vaší strany, stačí kliknout na “Více” rozbalovací nabídka ztracená v horní části vašeho účtu Gmail a klikněte na “Přidat do úkolů“.

Tímto e-mailem se automaticky odešle jako e-mail “úkol” ve vašem účtu Úkoly Google.

Pokud e-mail opět archivujete a odeberete ze složky Doručená pošta, tyto e-maily nemusejí přeplňovat vaši doručenou poštu, ale víte, že vám nebude chybět kvůli každodennímu rituálu, který chcete spravovat “dělat” položky ve vašem e-mailovém účtu.

Použijte Konzervované odpovědi k vykonání práce Grunt

Poslední tip, jak pomocí automatizace Gmailu snížit pracovní vytížení, je prostřednictvím automatických předpřipravených odpovědí.

V mém případě chci, aby Gmail odeslal předpřipravenou odpověď pokaždé, když dostanu e-mail z mého kontaktního formuláře Top Secret Writers. Stačí vytvořit filtr pro tyto e-maily a vybrat “Odeslat předpřipravenou odpověď“.

Samozřejmě, budete muset již vytvořit konzervovanou odpověď, kterou můžete použít, ale můžete se to naučit v článku, který Yaara nedávno napsala na téma E-mail Rychleji a lépe s předpřipravenými e-maily Rychleji a lépe s předpřipravenými odpověďmi nemáte čas vařit oběd? Žádný problém, uchopte plechovku. Potřebujete nějaké tábořiště, které nebude špatné? Snadno, získejte nějaké konzervy. Už vás nebaví psát stejné e-mailové odpovědi? Vyzkoušejte konzervované e-maily! Myslet si… .

Jakmile nastavíte veškerou tuto automatizaci ve svém účtu Gmail, nebudete si muset dělat starosti s aktivní správou doručené pošty ručně. Neexistuje lepší způsob, jak znovu získat kontrolu nad doručenou poštou, než automatizovat všechny ty úkoly, které dokážou každý den spotřebovat tolik času..

Znáte nějaké další skvělé triky automatizace Gmailu, díky nimž bude vaše doručená pošta Gmail pod kontrolou? Sdílejte své vlastní tipy a triky v sekci níže.

Image Credit: Robot Worker prostřednictvím Shutterstock