Fool Proof System pro plánování a správu více projektů

Mít více projektů v práci i doma je jako plíseň, která roste na stěnách vaší skříně. Plíseň, která vyzařuje úzkost a zděšení, když se propadnete dále, ztrácíte přehled o tom, kde jste a co zbývá udělat. Naštěstí je v nabídce relativně jednoduchý systém, který vyčistí plíseň, spolehlivě nasměruje tyto projekty zpět na trať a udržuje ji tak.

Zadejte úplné horizontální plánování

Tento systém se nazývá “Úplné plánování obzoru” (FHP), termín vytvořený a ilustrovaný profesorem matematiky a mudrcem produktivity, Cal Newport. FHP je systém pracovních postupů, který vezme vaše do značné míry nepopsané úkoly. 4 Populární tipy pro produktivitu, které by měly být ignorovány Zbavme se několika těchto mýtů o produktivitě tím, že ukážeme, že opak může být stejně pravděpodobný. , a přeměňuje to na něco, co je lépe zvládnutelné a více respektující váš čas. Je také skvěle nerozbitné, pokud jde o zaručené denní rozptýlení.

Když Newport hovoří o systémech pracovního postupu, definuje je jako “sada návyků a nástrojů používaných k organizaci toho, co děláte a kdy to děláte. A když řekne „efektivní“, odkazuje na množství hodnoty, kterou vyprodukujete”.

Z této definice je zřejmé, že FHP není propagován jako systém ovládat všechny systémy. Nemusí to být vhodné pro vaši vlastní práci, ale rozhodně stojí za zvážení. Stručně řečeno, je to alternativa, která se podobá jiným systémům, jako je David Allen's Udělejte věci hotové Uspořádejte 2015: Naučte se bojové umění Získat věci hotové [Věci se dívat] Uspořádejte 2015: Naučte se Bojové umění Získat věci hotové [Věci se dívat] Někdy se divíte, proč se zdá, že úspěšní nadprůměrní hráči stále udržují chlad hlava? , monotasking Získejte věci hotové: 10 inspirativních videí pro zvýšení vaší produktivity Získejte věci hotové: 10 inspirujících videí pro zvýšení produktivity Místo toho, abyste procházeli každým video kanálem na YouTube, jsme si mysleli, že bychom zmírnili zátěž a doporučili několik výběrových klipů, které říct, jak zvýšit produktivitu. a blokování času Blokování času - tajná zbraň pro lepší zaměření Blokování času - tajná zbraň pro lepší zaměření Hledáte efektivnější způsob, jak uspořádat pracovní dny? Vyzkoušejte blokování času. Tato taktika správy času vám může pomoci udržet vás na správné cestě a přitom udržet rozptýlení, otálení a neproduktivní multitasking na uzdě. . Úplné plánování obzoru je aglomerací i odstraňováním částí těchto myšlenek. Dovolte mi parafrázovat Newportovo vysvětlení.

• Každý projekt, ve kterém se nacházíte, by měl být klasifikován jako jeden spící, nebo aktivní.
• Obrovské projekty by měly být podány mimo dosah, ale pravidelně přezkoumávány.
• Když je projekt povýšen na aktivní Aby bylo možné tento stav dokončit, musí být stanoven podrobný plán.

Pokud jde o plánování aktivní projekty, neměli byste se zabývat abstrakcemi, ale “přímo s hrubou fyzičností času”. To znamená:

“Na měsíční úrovni vím, jaké týdny budu na projektu pracovat, a teprve když se dostanu do těchto týdnů, naplánuji, jaké dny na něm budu pracovat, a teprve když se dostanu do konkrétních dnů, zjistím, které hodiny to zabere.”

Díky tomuto přístupu je mnohem méně pravděpodobné, že budete nadměrně využívat, což vám umožní efektivnější plánování a více času.

Příliš mnoho lidí plánuje přesně, jaké úkoly budou plnit, v jaké konkrétní dny, možná i měsíce předem. To neponechává žádný prostor pro skutečný život. Během několika nemocných dnů nebo dalších povinností může celý systém upadnout.

Myslím, že příklad je v pořádku. Budu používat screenshoty z Trello (přečtěte si náš zápis Trello - Unikátní, jednoduchý a výkonný systém řízení projektů z dobrého domova Trello - Unikátní, jednoduchý a výkonný systém řízení projektů z dobrého domova Znamená jméno Joel Spolsky něco Pokud ano, budete si chtít přečíst tento příspěvek, protože představuje nejnovější a největší projekt Spolského. A pokud ne, měli byste vědět, že je ...), abyste vám ukázali, jak byste mohli tento systém pracovního postupu uspořádat v rámci takové plošina.

Připravte desku Trello

To v žádném případě není jediný způsob, jak nastavit Trello pro tento systém, ale je to ten, který pro mě pracoval. Nastavit čtyři “seznamy”.

1. Seznam všech aktivních a spících projektů.
2. Seznam toho, co je třeba řešit tento měsíc, a týdny, ve kterých je třeba některé věci dokončit (zatím k tomu nepřidávejte žádné informace).
3. Seznam toho, co musíte dělat tento týden a ve které dny.
4. Seznam úkolů, které je třeba dnes dokončit.

Jakmile přidáte všechny své projekty do “Projekt” seznam, označte ty, které jsou aktivní s barevným “označení”. Tyto projekty také kapitalizuji, abych zajistil, že vyniknou.

Napište přehledy projektu

Dále klikněte na první ze svých aktivních projektů a napište komentář s podrobnostmi o tom, co musíte udělat, v širším, praktickém smyslu a zhruba do kdy. V tomto příkladu předpokládám, že každý projekt trvá několik měsíců. To vám umožní opravdu pochopit, co je od vás potřeba, a můžete začít chápat, jak nejlépe strukturovat úkoly. Udělejte to pro každý z vašich aktivních projektů.

Poznámka: Toto je první úroveň podrobnosti. K těmto úkolům zatím nemusíte přiřazovat konkrétní týdny, dny ani časy.

Plánovat tento měsíc (jednou měsíčně)

Měli byste se snažit to udělat na začátku každého měsíce. Na základě komentářů, které jste právě napsali pro každý z vašich aktivních projektů, byste měli mít možnost vidět, co je třeba do konce roku dokončit tento Měsíc.

Položte každý z těchto milníků samostatně “dlaždice” na tomto seznamu a označte je odpovídající barvou (stejnou barvou jako aktivní úkol, ke kterému se vztahuje), abyste mohli snadno vidět, s jakým projektem se daný úkol zabývá. Nyní se rozhodněte, které týdny během tohoto měsíce budete pracovat na těchto jednotlivých meznících.

Neváhejte duplikovat úkol nebo jej rozdělit na dílčí úkoly, pokud na něm budete tento měsíc pracovat několik týdnů.

Nyní na začátku každého měsíce zhruba víte, jaké úkoly budete muset udělat do konce každého z nich týden. Pokud se vám některý z těchto milníků nepodaří splnit, jednoduše se trochu přesuňte, abyste celý projekt mohli dokončit do konečného termínu..

Plánovat tento týden (jednou týdně)

První věc v pondělí ráno, zkontrolujte příslušný týden na internetu “Tento měsíc” seznam, abyste viděli, co musíte řešit v příštích několika dnech.

Udělejte si čas a přetáhněte každý z těchto úkolů přes “Tento týden” seznam a rozhodnout, na které dny těmto položkám věnujete čas.

Znovu, pokud potřebujete úkoly rozdělit na dílčí úkoly nebo je duplikovat, pokračujte. Pokud jste například na konci minulého týdne zjistili, že jste ve středu měli absolvovat výcvikový kurz, můžete nyní snadno naplánovat rozvrh.

Naplánujte si dnes (jednou denně)

Na začátku každého dne věnujte plánování 10-15 minut na základě úkolů v Tento týden jak budete trávit čas, abyste zajistili, že zasáhnete tyto milníky. Takže znovu přetáhněte příslušné položky z Tento týden seznam, na Dnes seznam.

V této fázi granularity se věci mohou rychle změnit, takže mějte na paměti a buďte připraveni na základě těchto rozptýlení změnit svůj plán. Ale úmyslným vyčleněním konkrétních bloků času a tím, že budete mít sebekázeň, abyste dodrželi plán v co největší míře, je mnohem pravděpodobnější, že dokončíte to, co je třeba dokončit..

Ve výše uvedeném příkladu můžete vidět, že celý pracovní den byl naplánován, včetně schůzek, hovorů a odpovědi na e-maily. Klíčový úkol byl rozdělen do dvou samostatných bloků času.

Na konci každého dne vymažte Dnes seznam. Na konci každého týdne vymažte Tento týden seznam. A na konci každého měsíce vyčistěte Tento měsíc seznam a začněte znovu kontrolou vašich projektů.

Díky tomu je zvyk

Jak doufejme vidíte, jedná se o systém vytvořený pro ty, kteří sledují řadu relativně složitých projektů. Je to pro lidi, kteří musí dodržet několik termínů, aniž by se museli zamknout do předem nastavené rutiny a harmonogramu, který je diktován týdny nebo dokonce měsíce předem.

Jakmile se s touto rutinou vyrovnáte během několika týdnů, rychle zjistíte, zda je to pro vás. Pokud se vám tento systém líbí, měl by tento časový rámec stačit k úpravě systému, jak je uvedeno výše, takže funguje efektivně pro vaše specifické potřeby. Teprve poté se ponoří jako zvyk.

Další nastavení

Fyzické notebooky

Pokud nechcete používat Trello nebo byste raději tento systém použili v jiném nastavení, existuje několik možností. Newport sám používá výběr notebooky. Používání fyzického pera a papíru může ve skutečnosti přispět více 6 jednoduchých důvodů, proč papír může být stále vaším produktem zabijácké produktivity 6 jednoduchých důvodů, proč papír může být stále vaším produktem zabijácké produktivity Papír může být účinnějším nástrojem produktivity než počítač nebo dotykové zařízení, a neměla by být okamžitě propuštěna. Nepřesvědčený? Zde je šest důvodů, proč je papír stále relevantní. než si myslíte o své produktivitě. Každý zápisník představuje jinou úroveň podrobnosti: měsíc, týden, den, takže může rychle načíst změny jeho rozvrhů, pokud a kdy jsou potřeba.

Evernote & OneNote

Další alternativou jsou nástroje jako Evernote nebo Jedna poznámka. Můžete to nastavit úplně stejným způsobem jako Newport používá fyzické notebooky. Nastavení nového notebooku OneNote je nyní skutečně zdarma s více funkcemi než dříve než OneNote je nyní opravdu zdarma s více funkcemi než dříve Evernote již neřídí hlavní roli aplikací pro psaní poznámek. Společnost Microsoft nedávno oznámila, že OneNote bude svobodnější než kdykoli předtím. Ukážeme vám, co to znamená z hlediska funkcí a funkcí. pro každou úroveň podrobnosti, kterou potřebujete (viz níže). Poté postupujte podle výše uvedených kroků, abyste je udrželi v aktuálním stavu. Mým jediným problémem s tímto přístupem je to, že mezi různými notebooky existuje mnoho kliknutí, a proto raději používám Trello, kde lze většinu informací vidět na první pohled a snadno se pohybovat kolem.

Vynikat

Pokud jste Excel osoba, jedním z možných řešení je znovu vytvořit rozvržení, které jsme nastavili v Trellu. To funguje, ale přesouvání úkolů a změna jejich pořadí je složitější, pokud máte buňky, které se mohou pohybovat. Úspora času s textovými operacemi v Excelu Úspora času s textovými operacemi v Excelu Excel umí dělat magii s čísly a zvládne stejně dobře znaky. Tato příručka ukazuje, jak analyzovat, převádět, nahrazovat a upravovat text v tabulkách. Tyto základy vám umožní provádět komplexní transformace. , spíše než jednoduše přetahovat. Pokud byste na jedné stránce raději měli méně informací, můžete pro ně vždy nastavit nové karty Projekty, tento měsíc, tento týden, a Dnes.

Mohl by FHP pracovat pro vás?

Plné Horizon Planning je systém workflow, který znamená, že můžete spravovat více projektů, aniž byste se museli zavázat k plánům, které buď opravdu nemůžete předvídat, nebo nemůžete ovládat.

O tom není pochyb “systém vyžaduje více prvotních investic do duševní energie, než by se číhaly z termínu do termínu, a rozhodně by to nepracoval pro všechny typy pracovních míst”. Ale je to hlavní přispěvatel k vlastní významné produktivitě Newportu v akademické obci, blogování a autorství, přičemž zajišťuje, že málokdy pracuje kolem 5:00, aniž by byl vyhořel. Programovací vyhoření: Jak znovu získat ztracenou motivaci tyto řádky kódu mohou vyčerpávat fyzicky i emocionálně. Vše, co potřebujete, abyste se dostali zpět, je vědomí, že motivaci lze znovu získat. .

Myslíte si, že se jedná o systém workflow, který byste mohli využít? Jak byste to museli přizpůsobit své vlastní kariéře? Nebo existuje systém, který funguje efektivněji Systém 3-Strike: Jak upřednostňovat seznam úkolů Systém 3-Strike: Jak upřednostňovat seznam úkolů Nedochází vám seznam úkolů? Problémem nemusí být vaše produktivita, mohou to být jen vaše priority. Naučme se, jak upřednostnit seznam úkolů a udělat věci. pro tebe?

Image Credit: vyčerpaná obchodní žena od Piotr Marcinski přes Shutterstock, 40 + 235 od Bark přes Flickr