Použijte Excel a Google Tasks k vytvoření nejlepšího nástroje pro správu cílů vůbec

V poslední době jsem si začal uvědomovat, že pracuji velmi tvrdě, ale pokud se mě někdo zeptá, zda mám pocit, že pracuji k většímu účelu, musím říct, že to opravdu nevím. Současný přístup se cítí spíše jako kulometný přístup, kde se snažím dosáhnout všeho, co umím, a doufám, že mě dostane tam, kam chci být. To není úplně způsob, jak dosáhnout svých životních cílů.

Takže, jako vždy, když potřebuji řešení, obrátil jsem se na MakeUseOf. Našel jsem zmínku o online nástroji pro správu cílů s názvem GoalStacker GoalStacker: Aplikace pro správu úkolů se zaměřením na vaše denní úkoly GoalStacker: aplikace pro správu úkolů se zaměřením na vaše denní úkoly, ale tamní systém se pro mé potřeby cítil příliš orientovaný na úkoly. Hledal jsem širší přístup, ve kterém začnete s obecnými životními cíli, a pak se propracujte k jednotlivým každodenním úkolům. Dále jsem se obrátil na Bakariho recenzi 43Things List It A Ach It It With 43Things.com List It A Achit It With 43Things.com Ačkoli novoroční předsevzetí a cíle lze snadno napsat a vytisknout na list papíru, 43Things.com nabízí více užitečných funkcí než pero a papír a poskytuje jednoduchou metodu pro správu…, která vypadala velmi slibně. Je ironií, že 43Things má opačný problém. Je krásně orientován na tyto široké cíle a sny, ale není tak silný, pokud jde o jejich rozdělení na malé kousky a správu každodenních úkolů, které vás tam dostanou.

Jedním z dalších nástrojů pro správu cílů, na které jsem se podíval, byl WeekPlan WeekPlan: Týdenní plánovač úkolů s cíli v mysli WeekPlan: Týdenní plánovač úkolů s cíli v mysli, který jsem považoval za nejslibnější. Bohužel se mi nelíbil omezený přístup založený na rolích a skutečnost, že hranice mezi životními cíli a každodenními úkoly byla tak přímá. V mém systému řízení cílů snů hledám střední oblast, ve které můžete rozdělit tyto velmi velké cíle na menší (ale stále velké) cíle, abyste toho dosáhli. Nakonec tyto cíle na střední úrovni rozdělíte do skupiny úkolů, které vám pomohou zasáhnout každý z těchto milníků.

Vytvoření systému pro správu cílů pro kutily

Jak se obvykle stává, když v existujícím systému nebo aplikaci nenajdu to, co potřebuji, rozhodl jsem se vytvořit ideální systém od nuly. Teď nemluvím o pokusu o kódování aplikace nebo o vytvoření webu, který to udělá tak, jak chci. Ne, místo toho jsem se rozhodl využít dva systémy, které používám denně a které dobře znám - Microsoft Excel a Google Tasks.

Uspořádejte a kompartmentalizujte své životní cíle

Pokud jste připraveni brát vážně práci s těmi velkými sny, které máte, je čas se posadit a dát je písemně. To znovu zavádí zaměření do vašeho každodenního života. Dává vám důvod pracovat na těchto zdánlivě světských a nesmyslných úkolech, protože víte, že tento úkol je jen jedním krokem k dosažení cíle na velkém obrázku. Navzdory všemu tam určenému pro správu cílů je podle mého názoru Microsoft Excel stále jediným nejlepším nástrojem, jak toho dosáhnout.

Nejprve otevřete novou tabulku a vytvořte nový list pro 4-6 základních oblastí vašeho života, které jsou pro vás nejdůležitější. V mém případě, v posledních dnech mého života, chci říci, že jsem byl schopen ponechat svým dětem velké bohatství, mít úžasný vztah s každým členem mé rodiny, udržovat se v perfektním zdraví a pokračovat úžasná dobrodružství. Takže moje hlavní oblasti jsou WEALTH, RODINA, ZDRAVÍ a ADVENTURE.

Na každého z nich “Jádro” cílových listů, rozdělíte toto jádro na 4 nebo 5 konkrétních velkých cílů, které ve vaší mysli znamenají úspěch v této oblasti vašeho života. Toto jsou položky, které uvedete na této stránce, a zahrnují cílový rok v daleké budoucnosti. Většina z nich bude téměř v důchodu, ale v některých případech můžete mít cíl, jako je zbavit se dluhu, k němuž by mohlo dojít mnohem dříve.

Teď, když jsi rozdělil ty velké, obrovské cíle na menší “dílčí cíle”, jsou trochu lépe zvládnutelné. Aby se však staly každodenními úkoly, je třeba je dále členit. Vezměte si každý z těchto velkých dílčích cílů a vyjmenujte hlavní kroky, které k němu vedou. Neměly by to být každodenní úkoly - měly by to být cíle, které vás odvedou od šesti měsíců do roku. Každý krok vás dostane mnohem blíže k velkému dílčímu cíli ve vaší základní hodnotě.

Také bych rád dal zelenou “$$$” symbol vedle položek, které budou vyžadovat určitou investici - jako způsob, jak naplánovat tyto náklady dopředu. A co je nejdůležitější, každý z kroků by měl mít aplikován konkrétní rok, který chcete tento krok provést. Udělejte to realistické, ale nedejte si příliš mnoho prověšení. Nakonec odstínit kroky, které mají proběhnout v příštím roce nebo dvou - to jsou položky, které musíte okamžitě naplánovat.

Nyní, když máte své základní hodnoty rozděleny do hlavních dílčích cílů, a pak tyto dílčí cíle rozděleny do kroků, je čas vytvořit milníky nebo úkoly, na kterých budete pracovat, abyste se dostali na cestu cílová čára. Vytvořte nový list vedle listu základní hodnoty s podobným názvem. Zavolal jsem dolu “Wealth_MS1”, kde MS znamená milníky.

V tomto novém listu zkopírujete kroky, které mají proběhnout během příštího nebo dvou let. Každým krokem se však stane záhlaví. Pod každým z těchto záhlaví nakonec vytvoříte konkrétní individuální úkoly, které můžete splnit za týden až několik týdnů.

Každá z těchto položek může být doslova nazývána “úkol”, protože je to něco, na co si můžete sednout a po několika sezeních na něm opravdu pracovat. Není to nápad, který by se nedal dosáhnout. To jsou velmi dosažitelné položky, které vypadají jako velmi, velmi malý krok - ale každá z nich představuje příčku v žebříku směrem k těmto životním snám. Každému z nich dejte konkrétní datum - a dejte tomu datu hodně přemýšlení.

Proveďte úkoly, které lze splnit

Jakmile jste všechny vytvořili “milníky” listy, dalším krokem vašeho systému správy cílů je přiřazení těchto úkolů do seznamu úkolů. Bez ohledu na to, co dělat seznamy Do It (Zítra), je velmi jednoduchý online Seznam úkolů Do It (Tomorrow), je Extremely Simple Online, Seznam úkolů Pokud máte rádi myšlenku online seznamu věcí, které musíte udělat , ale nikdy se mi nepodaří použít jeden déle, než je doba, po kterou budete muset přidat všechny ... Snažil jsem se, naprosto vždy se vracím do Úkolů Google. Rozhodl jsem se tedy použít i tento projekt. V podstatě vytvoříte nový seznam pro každou ze svých základních hodnot, které jste definovali na začátku tohoto projektu.

Až budete hotovi, uvidíte všechny ty hlavní cíle, které jsou připraveny přijmout jednotlivé úkoly, na kterých budete pracovat.

Nyní - projděte “milníky” listy, které jste právě vytvořili, a umístěte nejnaléhavější položky - kvůli nejbližšímu - přímo do příslušného seznamu v Úlohách Google. Nezapomeňte jí přiřadit datum a dát mu dobrý popis, takže si přesně pamatujete, čeho jste chtěli dosáhnout.

Až budete hotovi - budete si mít přiřazen seznam nejnaléhavějších úkolů.

Nyní máte skutečné, akce, o kterých víte, že jich chcete dosáhnout, protože jsou na vašem seznamu úkolů s termíny!

Sledujte a sledujte svůj pokrok

Nyní máte nastaven opravdu skvělý systém. Každý týden nebo každý druhý týden můžete otevřít tabulku, aktualizovat položky, které jste dokončili, a sledovat, jak daleko se k těmto velkým cílům přibližujete

Bylo by dobré zkontrolovat položky jako hotové, ale abych byl upřímný, zjistil jsem, že vizuální zpětná vazba na cestě funguje ještě lepší povzbuzení. Rychle vám ukážu, jak si můžete nastavit skvělý sloupcový graf, který ukazuje pokrok. Vraťte se do “milníky” list, který jste vytvořili, a vytvořte “Dokončeno” sloupec vedle cílových dat. Ve spodní části tohoto sloupce vytvořte pole pomocí fóra, “= COUNTIF (cell1: cell2,”Ano”) / x) * 100 "

Stačí vyměnit “X” podle počtu řádků (úkolů) a provést “cell1” a “cell2” rovná buňkám na začátku a na konci rozsahu.

Tím se vytvoří buňka pod všemi úkoly, které se budou aktualizovat, s procentem celkových dokončených úkolů. Nyní, aby to bylo grafické, klikněte na Formát a zvolte Podmíněné formátování pro buňku a zvolte jeden z datových pruhů.

Tím se buňka převede na datovou lištu. Nyní se znovu vraťte do stejné položky nabídky a vyberte “Upravit pravidlo”. Nastavte všechny níže uvedené položky červenou šipkou na zobrazené hodnoty.

Díky tomu bude lišta vyplněna zelenou barvou v procentech, což představuje počet úkolů, které jste dosud provedli!

Je to v pohodě nebo co? Dobře, možná je tento poslední krok trochu nadměrný a vy byste mohli kompletně dokončit systém řízení cílů bez tohoto grafického povzbuzení - ale rád vidím pohyb baru přes buňku, když plním jeden úkol najednou. Bít 100% znamená, že jste o velký krok blíže těmto životním snám.

Co si myslíte o takovém přizpůsobeném systému? Myslíte si, že vám může poskytnout více síly a kontroly pro lepší správu vašich životních cílů? Jaké systémy zavedete, abyste rozdělili své velké sny na zvládnutelné úkoly? Podělte se o své vlastní rady a tipy v sekci níže!